Numa época em que tudo está conectado e há uma super exposição de fatos, tanto positivos quanto negativos, é natural aumentarmos o controle e a exigência por uma gestão eficiente dos projetos sociais. Desta forma, é necessário o desenvolvimento de uma cultura voltada para a elaboração, o monitoramento e a avaliação, que compreenda tais processos como: definição das metas, acompanhamento do cronograma e do fluxo de caixa e checagem dos resultados.

Será que os investimentos estão sendo direcionados para o fim que se propuseram, e se os prazos estipulados, serão cumpridos? Acompanhe abaixo 9 dicas para acompanhar o andamento de todo o trabalho.

1 – Metodologia aplicada, Objetivos e Metas

A melhor forma para acompanhar todas as etapas do projeto é adotar uma metodologia. Seguindo as etapas propostas, toda a equipe será mais eficiente. As chances de erro se tornam menores já que as diretrizes foram decididas previamente.

Em geral, uma boa metodologia de projetos deve contemplar o check-list abaixo. Verifique se a organização executora preencheu corretamente esse check-list. Por exemplo: se as ações estão com as datas de execução.

  • Objetivo geral a ser alcançado com o plano de ações;
  • Lista de ações e atividades a serem executadas;
  • Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
  • Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
  • Responsável pela execução de cada ação;
  • Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
  • Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.

O “sucesso” de um projeto social começa na clareza dos objetivos. A experiência dos avaliadores de programas e projetos sociais mostram que uma grande deficiência neles frequente é a má definição e estruturação do problema alvo. É bastante comum nos depararmos com projetos bem redigidos e carregados pelas melhores intenções, mas que não deixam claro qual a situação-problema que está sendo enfrentada. Então antes de investir em um projeto sempre cheque novamente  se os objetivos parecem possíveis e claros.

No entanto, caso seu projeto social já tenha começado e os primeiros repasses já foram realizados, não tenha medo de voltar e discutir alguns objetivos específicos para o melhor andamento. Tente realizar o quanto antes, assim você evita desperdícios de recursos e tempo das pessoas envolvidas.  Lembre-se: toda a modificação exige um grande cuidado. O primeiro cuidado é deixar alinhado o entendimento entre as partes envolvidas e o segundo, e importantíssimo, o objetivo principal proposto deve continuar o mesmo.

Dica: Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, verificar as causas junto a executora e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Não hesite em solicitar um novo ajuste de ação, assim você estará garantindo a eficácia do projeto.

2 – Comunicação

A falta de comunicação é um dos maiores obstáculos para o sucesso de qualquer projeto. Para se ter uma ideia do quanto a comunicação falha pode influenciar nessa área, podemos exemplificar um levantamento feito pelo Project Management Institute Brasil (PMI), com 300 empresas de grande porte. Ao menos 76% dos fracassos em projetos foram cometidos, justamente, devido às falhas de transmissão de informações.

Talvez pelo fato da comunicação estar tão inerente ao ser humano, muitos gestores de projetos acabam não refletindo sobre essa importância, e assim, algumas lacunas na comunicação são observadas no dia a dia, sobretudo, nos momentos de crises dos projetos. Desta forma, saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos para gerir a comunicação.

  • Estabeleça quais os canais serão usados. (e-mail, sistema de gestão, chats)
  • Padronize a periodicidade. (Diária, Semanal, Mensal, trimestral…)
  • Faça reuniões de acompanhamento (Deixe algumas agendas para as reuniões)
  • Comunicação dos resultados (Defina como e quando serão divulgados, uma boa alternativa é o uso de relatórios sociais)

É importante para o Investidor criar rotinas para abordar os pontos do projeto junto a executora, evitando desinformação e assim criar um clima agradável de trabalho. 

3 – Conheça cada etapa

Saber quem é quem na equipe ajuda na hora de esclarecer dúvidas. Também fica mais fácil descobrir se partes específicas do projeto estão sendo realizadas a contento. Veja se a OSC possui alguma tabela descritiva, com as funções de cada membro, tempo de cada etapa e custos. Um dos maiores erros são mudanças repentinas no projeto original, fazendo toda a equipe perder tempo, atrasando o resultado final.

Todos devem saber os rumos que o projeto está tomando, evitando retrabalhos. A OSC deve documentar essas ações. O gerente do projeto precisa definir quais ações serão desenvolvidas primeiro, informando para o investidor periodicamente, um status do trabalho.

Dica: Escolha uma plataforma de documentação, o Bússola é um bom exemplo no qual todo o histórico do projeto fica documentado e de fácil consulta.

4 – Cronograma em parceria com a OSC

Após definidas as etapas do projeto, chegou a hora de desenvolver o cronograma. O investidor deve acompanhar e participar do cronograma de ações, sendo informado quando cada etapa for iniciar e findar. Para cada tarefa, devem ser especificadas duração, interdependência e responsável.

A duração é primordial. Deve ser definida em cada etapa, evitando atrasos. As tarefas podem ser realizadas simultaneamente? O cronograma deve especificar o que pode e o que não pode ser feito? O gerente do projeto deve ter o máximo cuidado em administrar seu pessoal para que uma ação não acabe atrapalhando a outra.

Cada membro responsável deve ser conhecido. Assim eventuais problemas e correções podem ser realizadas de forma rápida, sem atrasos. É importante que cada parte da equipe disponibilize telefone e e-mail para eventuais contatos.  

5 – Riscos

Um projeto bem elaborado deve também apresentar possíveis eventualidades durante a efetivação dos trabalhos. A OSC deve possuir uma lista de fatores de risco e um plano de como lidar com essas adversidades, caso ocorram. Todo o trabalho deve ter um monitoramento, com os dados em backup frequente. O gerente do projeto deve explicar quais pontos são mais propensos a apresentar problemas e planos para correções. 

Sabemos que o mundo não é perfeito, risco previstos e imprevistos acontecem. Caso um Risco que foi previsto aconteça, o melhor é verificar  o que foi acordado inicialmente no projeto e tomar a ação. Como alguns pontos no projeto podem ter mudado com o tempo, é interessante fazer uma nova análise e verificar se a ação prevista ainda é válida. 

Abaixo segue uma lista de riscos mais comuns em projetos sociais:

  • – Perder o financiador;
  • – Perder recursos humanos, sejam contratados ou voluntários;
  • – Não haver engajamento das famílias e da comunidade;
  • – Perder parcerias estratégicas;
  • – Falta de comprometimento da equipe;
  • – Falta de metodologia de intervenção clara, o projeto fica como um barco sem rumo;
  • – Ficar sem recursos durante o andamento do projeto social;
  • – Gerar dependência da comunidade em relação ao projeto;

6 – Área de trabalho

Os investidores devem ser informados em quais locais o projeto está sendo executado. Visitas de campo e acompanhamento devem estar descritos nos relatórios de trabalho (fotos, vídeos). Cada membro da equipe deve estar devidamente caracterizado com uniformes e identificação.

7 – Qualidade

As etapas estão sendo realizadas a contento? A qualidade prevista no projeto está sendo efetivamente cumprida? A qualidade vai além das ações previstas, prazos estipulados. Os relatórios sociais devem ser alimentados com informações corretas. A OSC deve nomear um responsável para checar se todas as etapas estão dentro do cronograma. O investidor deve conversar com os responsáveis pelo trabalho, conferindo se cada etapa está sendo realizada corretamente com o maior esmero possível.

8 – Prestação de contas

A prestação de contas deve ser a mais clara e didática possível. Como o projeto ainda está em andamento, valores devem ser divulgados de forma parcial. Receitas como doações e eventos devem ser discriminados mês a mês. As despesas com serviços operacionais, website, eventos e ações, redes e pessoal, também precisam estar descritos.

Esta prestação deve ser publicada no site da instituição ou como publicação legal em jornais de circulação na região onde a OSC atua.

9 –  Transparência nas ações

A Lei nº 13/019/14 e o Decreto Federal nº 8.726/16, exigem que tanto a administração pública, quando OSC, deem publicidade e transparência sobre seleção e execução de parcerias. É fundamental que o investidor tenha acesso às parcerias anteriores.

Esta divulgação por parte da OSC deve ser por meio de site próprio, redes sociais e nos locais onde o projeto foi executado, que devem conter:

  • Data de assinatura e identificação do instrumento de parceria e do órgão da administração pública responsável;
  • Nome da OSC e CNPJ;
  • A descrição do objeto da parceria;
  • Valor total da parceria e valores liberados;
  • Prestação de contas que deverá informar data prevista para apresentação,  prazo para análise e resultado conclusivo;
  • Quando vinculados à execução do objeto e pagos com recursos da parceria, o valor total da remuneração da equipe de trabalho, as funções que seus integrantes desempenham e o pagamento previsto para o respectivo exercício;
  • Os dados precisam ficar disponíveis desde o início das parcerias até 180 dias após a apresentação da prestação de contas final.

Por Fernando Rhenius.

 

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