Conheça as principais metodologias de gestão de projetos em ONGs
Tamires Lima
Adotar uma metodologia de gestão de projetos adequada ajuda a estruturar o trabalho, melhorar a comunicação entre a equipe e aumentar as chances de sucesso das iniciativas. Neste artigo, vamos te ensinar sobre as principais metodologias de gestão de projetos que podem ser aplicadas em ONGs e dados que você pode utilizar.
O que são metodologias de gestão de projetos
As metodologias de gestão de projetos são um conjunto de aspectos e processos que fornecem diretrizes e práticas para planejar, executar e controlar projetos. Elas ajudam a organizar o trabalho de forma estruturada, estabelecendo processos claros para cada etapa do projeto, desde o início até a conclusão.
Essas metodologias incluem ferramentas e técnicas que permitem às equipes monitorar o progresso, identificar riscos e tomar decisões informadas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Quais os principais tipos de metodologias de gestão de projetos que uma ONG pode utilizar
- Metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge):
O PMBOK é uma das metodologias mais conhecidas e amplamente utilizadas no mundo. Desenvolvida pelo Project Management Institute (PMI), essa metodologia se baseia em cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O PMBOK é especialmente útil para projetos complexos e com muitas partes interessadas, oferecendo uma abordagem detalhada e padronizada para a gestão de projetos. - Metodologia Ágil:
A metodologia ágil é baseada em ciclos iterativos e incrementais, chamados de sprints, que permitem a entrega contínua de partes do projeto. O foco está na flexibilidade e na capacidade de adaptação a mudanças, o que é ideal para projetos em que os requisitos podem evoluir ao longo do tempo. Frameworks como Scrum e Kanban são exemplos populares de metodologias ágeis. - Metodologia Lean:
A metodologia Lean foca na eliminação de desperdícios e na maximização do valor entregue ao cliente ou beneficiário. É especialmente útil para ONGs que precisam fazer mais com menos, otimizando recursos e melhorando a eficiência operacional. Lean utiliza ferramentas como o mapeamento do fluxo de valor e o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para melhorar processos continuamente. - Metodologia PMD Pro:
Desenvolvida especificamente para o setor de desenvolvimento e humanitário, a metodologia PMD Pro (Project Management for Development Professionals) combina as melhores práticas de gestão de projetos com as especificidades do trabalho em ONGs. Ela é amplamente adotada por organizações que operam em contextos desafiadores, fornecendo ferramentas e técnicas adaptadas às necessidades do setor.
Por que sua ONG deve estabelecer uma metodologia de gestão?
- Padronização de processos:
Uma metodologia de gestão ajuda a padronizar processos dentro da ONG, garantindo que todos os projetos sigam um fluxo consistente. Isso facilita o treinamento de novos colaboradores e a replicação de boas práticas em diferentes iniciativas. - Melhoria da eficiência:
Com uma metodologia de gestão, a ONG pode otimizar a utilização de seus recursos, reduzir desperdícios e evitar retrabalhos. Isso resulta em uma maior eficiência e na possibilidade de realizar mais projetos com os mesmos recursos. - Aumento da transparência:
A adoção de uma metodologia formal aumenta a transparência dos projetos, permitindo que todos os stakeholders tenham uma visão clara do progresso, dos custos e dos resultados esperados. Isso é particularmente importante para a prestação de contas a doadores e parceiros. - Mitigação de riscos:
Uma metodologia de gestão permite identificar e gerenciar riscos de forma proativa. Ao antecipar possíveis problemas e estabelecer planos de contingência, a ONG pode minimizar os impactos negativos e garantir a continuidade dos projetos. - Alinhamento estratégico:
Ao utilizar uma metodologia de gestão, a ONG garante que todos os projetos estejam alinhados com sua missão e objetivos estratégicos. Isso fortalece o impacto social da organização e melhora a capacidade de atrair apoio e financiamento.
Quais dados são importantes na gestão de projetos
Para que uma metodologia de gestão de projetos seja eficaz, é fundamental coletar e analisar dados ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Alguns dos dados mais importantes incluem:
- Dados de orçamento e custo:
Monitorar os custos do projeto em relação ao orçamento é essencial para garantir que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente e que o projeto não ultrapasse os limites financeiros estabelecidos.
- Despesas detalhadas: custos relacionados a materiais, mão de obra, tecnologia, e outros recursos utilizados no projeto.
- Desvios orçamentários: Diferença entre o orçamento planejado e os gastos reais.
- Projeções de fluxo de caixa: estimativas de entradas e saídas de dinheiro durante a execução do projeto.
- Análise de custo-benefício: comparação entre os custos do projeto e os benefícios esperados.
- Dados de cronograma:
Acompanhar o progresso do projeto em relação ao cronograma é muito importante para garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo e que os marcos importantes sejam alcançados.
- Datas de início e término das atividades: registro das datas planejadas e reais de cada tarefa.
- Percentual de conclusão das atividades: indicador do progresso das tarefas em relação ao cronograma planejado.
- Atrasos e causas: documentação dos atrasos ocorridos e suas respectivas causas.
- Dados de qualidade:
Coletar dados sobre a qualidade das entregas do projeto ajuda a assegurar que os resultados atendam aos padrões estabelecidos e que o projeto alcance seus objetivos.
- Feedback de beneficiários: avaliações recebidas de stakeholders e beneficiários sobre as atividades oferecidas.
- Indicadores de desempenho: medidas quantitativas que refletem a qualidade do trabalho, como taxa de retenção dos beneficiários ou de presença nas atividades.
- Dados de impacto:
Avaliar o impacto do projeto em relação aos seus objetivos permite medir o sucesso da iniciativa e identificar áreas para melhoria. Isso é fundamental para garantir que os projetos da ONG estejam gerando o impacto social desejado.
- Indicadores de resultado: medidas que mostram o impacto direto do projeto, como número de beneficiários atendidos ou melhoria em indicadores sociais.
- Estudos de caso: documentação detalhada de exemplos específicos de como o projeto beneficiou indivíduos ou comunidades.
- Relatórios de avaliação de impacto: análises formais que medem o impacto do projeto em relação aos objetivos estabelecidos.
Dados que você pode acompanhar com a plataforma da Bússola Social
A plataforma da Bússola Social ajuda as OSCs a gerenciarem suas atividades e monitorarem seu impacto, através de recursos como geração de relatórios de oficinas, acompanhamento da participação individual do atendido, registro de atendimentos e histórico dos beneficiários.
- Relatório de oficinas: crie relatórios com frequência e carga horária de todas as atividades desenvolvidas em grupos, aulas, workshops e eventos.
- Participação individual: acompanhe a participação individual de cada atendido nas atividades, e tenha uma visão detalhada para a sua equipe.
- Atendimentos: monitore os atendimentos realizados e realize uma análise detalhada com base no tipo de atendimento ou no profissional encarregado.
- Histórico dos atendidos: acesse todo o histórico de atendimentos recebidos, ações e anotações referentes aos atendidos da instituição.
- Perfil dos atendidos: acesse informações detalhadas sobre o perfil socioeconômico dos atendidos, como faixa etária, gênero, cor da pele, escolaridade, renda familiar, entre outros.
- E muito mais!
- Padronização de processos:
