Automação para ONGs: como simplificar suas tarefas operacionais diárias

Automatizar processos operacionais nas ONGs é uma maneira prática de melhorar a gestão, economizar recursos e liberar tempo para o que realmente importa: o impacto social. A automação permite que tarefas repetitivas e administrativas sejam feitas de forma mais rápida e eficiente. Neste artigo, você vai entender a importância da automação, conhecer ferramentas gratuitas e aprender a implementar automações no dia a dia da sua ONG.

Por que você deve automatizar processos na sua ONG

Automatizar processos não é apenas uma estratégia empresarial – nas ONGs, ela oferece benefícios que ajudam a fortalecer a atuação no terceiro setor:

1. Economia de tempo e recursos
   Com a automação, tarefas repetitivas são realizadas automaticamente, liberando a equipe para se concentrar em atividades estratégicas. Isso pode significar menos horas gastas em processos administrativos e mais tempo para projetos de impacto.
2. Maior eficiência e precisão
   A automação minimiza a chance de erros, pois elimina a necessidade de execução manual. Isso é especialmente útil em processos que envolvem cálculos ou envio de dados. Automatizar relatórios, por exemplo, reduz erros de preenchimento e torna a apresentação de dados mais precisa.
3. Aumento da transparência e prestação de contas
   Quando os processos são automáticos, é mais fácil rastrear o que foi feito, quando e por quem. Ferramentas de automação frequentemente incluem funcionalidades de relatórios, permitindo uma visão clara do andamento dos projetos e dos recursos utilizados.
4. Melhoria na comunicação e no engajamento
   Com a automação de e-mails e de comunicações internas, a ONG pode manter um contato mais próximo e frequente com doadores, voluntários e beneficiários. Isso ajuda a manter a equipe e os apoiadores informados sobre o progresso e as necessidades da organização.

Quais ferramentas gratuitas ajudam a automatizar processos em ONGs

Existem diversas ferramentas gratuitas ou com planos acessíveis que permitem implementar automações em ONGs. Algumas delas são bastante intuitivas, o que facilita a adoção pela equipe, mesmo que não tenha muita experiência com tecnologia:

1. Google Workspace
   O Google Workspace oferece uma gama de ferramentas gratuitas para organizações, incluindo planilhas, documentos e formulários. O Google Sheets, por exemplo, permite automações com Google Scripts, como o preenchimento automático de dados e o envio de e-mails baseado em respostas de formulários.
2. Trello e Asana
   Ambas são ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam a organizar tarefas e automatizar lembretes. No Trello, por exemplo, você pode configurar "automations" para enviar notificações quando um cartão for movido para uma coluna específica, facilitando o acompanhamento das tarefas.
3. Zapier
   O Zapier conecta diferentes ferramentas e automatiza fluxos de trabalho. Por exemplo, é possível configurar o Zapier para que, sempre que um formulário do Google Forms for preenchido, as respostas sejam automaticamente registradas em uma planilha ou enviadas por e-mail para um responsável.
4. Mailchimp
   Para ONGs que precisam manter contato constante com doadores e apoiadores, o Mailchimp oferece planos gratuitos que automatizam o envio de newsletters e campanhas de e-mail. É possível criar fluxos automáticos de boas-vindas, agradecimentos por doações e até mesmo lembretes de participação em eventos.
5. Microsoft Power Automate
   Integrada ao pacote Microsoft, esta ferramenta permite automatizar processos como transferência de dados e notificações entre aplicativos da Microsoft, como Excel, Outlook e SharePoint. Essa solução é uma ótima opção para ONGs que já utilizam a suíte da Microsoft.

Passo a passo para simplificar tarefas operacionais no dia a dia de uma ONG

1. Identifique tarefas repetitivas e consumo de tempo
   O primeiro passo é mapear os processos da ONG e identificar quais tarefas são repetitivas, levam tempo demais e têm grande potencial para automação. Exemplos comuns são: envio de e-mails de agradecimento, atualizações de planilhas e coleta de dados em formulários.
2. Defina prioridades e comece pequeno
   Nem todos os processos precisam ser automatizados de uma vez. Comece pelas tarefas mais simples e que trazem maior impacto para a rotina. Dessa forma, a equipe terá uma adaptação mais tranquila, e os resultados positivos incentivam a expansão da automação.
3. Escolha ferramentas adequadas
   Com base nas necessidades e no orçamento da ONG, selecione ferramentas de automação que atendam aos processos mapeados. Avalie as opções gratuitas disponíveis e teste algumas delas antes de tomar uma decisão final. Lembre-se de priorizar ferramentas de fácil uso para garantir que toda a equipe possa aproveitar os benefícios.
4. Desenvolva e documente os fluxos de trabalho
   Para que a automação funcione, é importante que todos saibam como ela foi estruturada. Documente o passo a passo de cada processo automatizado, incluindo quem é o responsável por monitorá-lo e quais são os passos a serem seguidos em caso de falhas ou ajustes.
5. Treine a equipe
   Realize treinamentos para que todos compreendam como os novos processos automatizados funcionam. Explique as ferramentas escolhidas e a lógica por trás da automação, assegurando que a equipe se sinta confortável em utilizá-las no dia a dia.
6. Monitore e ajuste os processos automatizados
   Após implementar a automação, monitore os resultados para verificar se os processos estão atendendo às expectativas e trazendo os benefícios Cesperados. Realize ajustes sempre que necessário e não hesite em modificar os processos automatizados para melhorá-los.

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