Relatório de atividades: como elaborar e o que conter

O relatório de atividades é um documento fundamental tanto para captar recursos quanto para passar a imagem de uma instituição idônea que administra de forma correta suas ações. Neste artigo, você vai aprender a elaborar esse documento, quais são os tipos de relatórios e qual o objetivo de cada um.

O que é um relatório de atividades

Um relatório de atividades é um documento utilizado por ONGs para registrar e comunicar suas ações, projetos e resultados ao longo de um determinado período de tempo, como um ano fiscal ou um trimestre.

Esse relatório tem o objetivo de fornecer uma visão abrangente das atividades desenvolvidas pela organização durante o período específico, destacando suas realizações, desafios enfrentados, impacto alcançado e recursos utilizados.

Qual a importância do relatório de atividades em uma ONG

1. Transparência e Prestação de Contas: O relatório de atividades permite que a ONG demonstre de forma transparente suas ações, resultados e uso dos recursos recebidos. Isso é essencial para manter a confiança dos doadores, parceiros e da comunidade em geral, mostrando que a organização está cumprindo sua missão de maneira responsável e eficaz.
2. Tomada de Decisões Informadas: O relatório fornece informações que podem ser usadas para tomar decisões sobre futuras estratégias e prioridades da organização. Isso ajuda a direcionar os recursos de forma mais eficiente e a maximizar o impacto das ações da ONG.
3. Avaliação de Impacto: O relatório permite que a ONG avalie o impacto de suas atividades na comunidade e nos beneficiários atendidos. A organização pode identificar o que está funcionando bem e o que pode ser melhorado em seus programas e projetos.
   
   

Quais informações o relatório de atividades deve apresentar:

Podendo ser utilizado como um documento base para estudos futuros, as informações obtidas durante um período pré-estabelecido precisam ser divulgadas pela ONG. Seja para avalizar o trabalho desenvolvido no projeto, bem como comprovar gastos com transporte, recursos humanos, entre outros.

Acompanhe abaixo alguns itens importantes para serem apresentados no relatório:

• Capa: Deve conter nome da OSC, nome do projeto, período e algum contato. Uma dica valiosa: utilize fotos/imagens que representem o projeto. Pense uma imagem positiva, fotos de pessoas em grupos, realizando a atividade. Não opte por fotos que transmitam sentimentos de tristeza ou abandono.

Atenção: Ao utilizar algumas fotos das pessoas envolvidas no projeto, lembre-se de estar com o documento de autorização de imagem devidamente assinado e guardado.

• Ações desenvolvidas – Atividades que foram desenvolvidas dentro de um período, sendo a base do projeto social. Vale destacar que as ações desenvolvidas não são o projeto totalmente dito, é parte de um processo, o primeiro passo para entender a realidade social de um local. Gênero, renda individual, renda per capita familiar, informações sobre higiene e saúde, moradia, religião, etc.
• Público-alvo – São as pessoas diretamente beneficiadas com o projeto proposto pela OSC, importante identificar o número de pessoas atendidas. Dependendo do projeto, pode-se acrescentar informações relevantes sobre o perfil do público, tais como local de execução do projeto – São os locais onde o grupo vai se reunir para participar da atividade ou oficina, não necessariamente precisa ser na sede da ONG.
  
  

Saiba como incentivar os educadores a preencherem os relatórios neste artigo.

• Investimentos – Detalhar os gastos realizados, durante a captação dos dados do relatório social. As horas trabalhadas do profissional, combustível, alimentação, hospedagem e deslocamentos, devem ser descritas neste campo. Deve-se informar se algum dos recursos foram provenientes de doações particulares, além dos recursos originais do projeto.
• Impacto Social: Estes impactos podem ser qualitativos, quando os resultados são observados e registrados com base na melhoria sem a mensuração e números. Já os quantitativos são os resultados registrados e observados com base em normas e metodologias previamente propostas.
• Organizações beneficiadas – São as organizações que foram beneficiadas com o investimento. Tal dado só deve ser informado se houver alguma organização beneficiada.
• Organizações parceiras – São as parcerias criadas com a realização do projeto, tanto na execução, quanto no planejamento. Este dado só deve ser informado se houver organizações participantes.

A divulgação e transparência são extremamente importantes para as ONGs e um dos meios mais eficazes de demonstrar transparência é desenvolvendo bons relatórios de atividades.

Qual a diferença entre relatório de atividades e relatório social?

O relatório social é um documento interno de acompanhamento dos atendidos e atendimentos, por isso não há uma necessidade de divulgação, pelo contrário, em muitos casos há uma necessidade de sigilo. Normalmente o documento é produzido pelo assistente social ou profissionais da área de saúde, deve ser descritivo de forma a apresentar a situação social.

Ele é feito após visitas domiciliares, informando ações e providências tomadas, além de justificativas para tal. No meio judiciário em varas da infância e juventude, é utilizado para informar e esclarecer um auto processual ou medida protetiva ou socioeducativa prevista no ECA (Estatuto da Criança e Adolescente). Também pode ser utilizado na elaboração de laudo ou parecer.

Sendo um documento que conta de forma descritiva, o passo a passo da situação de um indivíduo, sua linguagem deve ser de fácil entendimento, devendo conter detalhes de processo interventivo (visitas, entrevistas ou análise de documentos).

O profissional, além de informar o problema, deve comprovar suas ações como encaminhamentos e ações que deverão ser tomadas. Mesmo em uma visita de campo, quando o profissional não tem tempo ou condições de produzir um documento mais elaborado, quando possível deve se basear em referenciais teóricos.

Como o relatório social pode servir de base para possíveis estudos, o profissional deve evitar termos que não possuam fundamentação técnica. Evitar julgamentos e termos que denotem preconceitos são de suma importância para que a instituição possua credibilidade.

Como a Bússola Social facilita a gestão de atividades em uma ONG

Com a plataforma da Bússola Social você poderá centralizar todas as informações sobre o público atendido, atividades, projetos e atendimentos de forma transparente e organizada. Assim, é possível acessar com facilidade dados específicos e gerar relatórios de forma automatizada e em poucos minutos, facilitando tanto a prestação de contas como a captação de recursos.

• Relatórios de Oficinas e Eventos: Geração de relatórios abrangentes que abordam a frequência e todas as atividades conduzidas em grupos, aulas, workshops e eventos.
• Participação Individual: Acompanhamento preciso da participação individual de cada beneficiário nas atividades, fornecendo uma visão detalhada para a equipe.
• Monitoramento de Atendimentos: Acompanhamento detalhado dos atendimentos realizados, permitindo uma análise aprofundada com base no tipo de atendimento ou no profissional responsável.
• Histórico dos Atendidos: Acesso completo ao histórico de atendimentos recebidos, ações realizadas e anotações relacionadas aos beneficiários da instituição.
• Perfil dos Atendidos: Visualização de informações detalhadas sobre o perfil dos beneficiários, incluindo faixa etária, gênero, cor da pele, escolaridade, renda familiar, entre outros.
• Mapa de Atendidos: Visualização gráfica do impacto da organização nos bairros e territórios da cidade, oferecendo uma perspectiva geográfica do alcance da instituição.
• Outros Relatórios: Geração de relatórios específicos, incluindo encaminhamentos, visitas domiciliares e benefícios concedidos, proporcionando uma visão holística das atividades e impacto da OSC.

Ficou interessado e quer evoluir a gestão de atividades da sua organização?