Como escolher sistema de gestão financeira para OSCs

Escolher um sistema de gestão financeira para uma Organização da Sociedade Civil (OSC) exige mais do que comparar preços e funcionalidades. É preciso entender se a plataforma acompanha a complexidade dos projetos, permite controlar diferentes fontes de recursos e facilita a organização das informações financeiras.

Uma organização que administra recursos de diferentes financiadores, por exemplo, precisa acompanhar receitas, despesas, orçamentos e regras específicas de cada projeto. Quando esses registros ficam separados em planilhas e sistemas que não se comunicam, o controle financeiro pode exigir mais trabalho da equipe.

Mas como identificar qual sistema atende às necessidades de uma OSC? Quais funcionalidades devem ser avaliadas antes da contratação?

Neste artigo, você vai conhecer sete critérios para comparar sistemas de gestão financeira e entender o que considerar na escolha de uma solução para sua organização.

O que é um sistema de gestão financeira para OSCs?

Um sistema de gestão financeira para OSCs é um software que ajuda a registrar, organizar e acompanhar as movimentações financeiras de uma organização social.

Dependendo da plataforma, ele pode reunir recursos como:

• Controle de receitas e despesas;
• Gestão financeira por projeto;
• Acompanhamento de orçamento;
• Controle de contas a pagar e a receber;
• Conciliação bancária;
• Gestão de centros de custo;
• Emissão de relatórios financeiros;
• Integração com sistemas contábeis.

A principal particularidade da gestão financeira no terceiro setor é a necessidade de acompanhar recursos vinculados a diferentes projetos, parcerias e financiadores. Por isso, um sistema utilizado por uma OSC precisa considerar não apenas o fluxo financeiro geral, mas também a destinação dos recursos.

Como escolher um sistema de gestão financeira para OSCs? Veja 7 critérios

Antes de contratar uma plataforma, vale comparar os recursos disponíveis com os processos financeiros da organização. Os sete critérios a seguir ajudam a orientar essa avaliação.

1. Controle financeiro separado por projeto e fonte de recursos

Uma OSC pode executar vários projetos ao mesmo tempo, cada um com orçamento, prazo e fonte de financiamento próprios.

Por isso, o sistema deve permitir identificar a origem dos recursos e vincular receitas e despesas aos respectivos projetos.

Na avaliação, verifique se a plataforma permite:

• Registrar receitas por fonte de recurso;
• Vincular despesas a projetos específicos;
• Acompanhar saldos individuais;
• Consultar movimentações por período;
• Identificar a destinação de cada recurso.

Por que isso importa?

Imagine uma organização que executa três projetos financiados por instituições diferentes. Cada financiador possui regras próprias para utilização dos recursos e apresentação de resultados.

Se todas as movimentações forem registradas em um único controle, sem identificação da origem e da destinação, a equipe terá mais trabalho para separar as informações posteriormente.

Um sistema que organiza os registros por projeto permite acompanhar a execução financeira de cada iniciativa e consultar os dados necessários para a gestão.

2. Gestão de orçamento e acompanhamento da execução financeira

Registrar despesas é apenas uma parte do controle financeiro. A OSC também precisa acompanhar se os gastos estão de acordo com o orçamento previsto.

Por isso, avalie se o sistema permite cadastrar orçamentos e comparar os valores planejados com as despesas realizadas.

Alguns recursos que merecem atenção:

• Cadastro de orçamento por projeto;
• Definição de categorias de despesas;
• Comparação entre valores previstos e realizados;
• Acompanhamento de saldos disponíveis;
• Identificação de despesas acima do orçamento.

O que observar: verifique se a plataforma apresenta essas informações de forma individualizada por projeto e permite consultar a execução financeira ao longo do período.

Esse acompanhamento ajuda a identificar diferenças entre o planejamento e os gastos realizados antes que elas comprometam a execução das atividades.

3. Centros de custo e rateio de despesas compartilhadas

Nem todas as despesas de uma OSC pertencem exclusivamente a um projeto.

Aluguel, internet, energia elétrica e salários de profissionais que atuam em diferentes iniciativas são exemplos de custos que podem precisar de distribuição entre projetos ou áreas.

Nesse cenário, dois recursos merecem atenção: centros de custo e rateio de despesas.

Os centros de custo permitem classificar despesas conforme a estrutura da organização ou dos projetos. Já o rateio distribui um gasto compartilhado entre diferentes centros, seguindo critérios previamente definidos.

Por exemplo, se uma profissional dedica 50% da sua carga horária a um projeto, 30% a outro e 20% às atividades institucionais, a organização pode utilizar esses percentuais como referência para distribuir o custo salarial, desde que o critério seja adequado e documentado.

Antes de contratar um sistema, verifique se ele permite:

• Criar centros de custo;
• Distribuir despesas entre projetos;
• Definir percentuais ou critérios de rateio;
• Registrar a composição dos valores distribuídos;
• Consultar os custos de cada projeto após o rateio.

Por que isso importa?

Sem critérios claros, despesas compartilhadas podem ficar concentradas em um único projeto ou ser distribuídas de maneira inconsistente. Isso prejudica a análise dos custos e a comparação entre o orçamento previsto e o realizado.

4. Integração bancária e conciliação de movimentações

A conciliação bancária consiste em comparar as movimentações registradas no controle financeiro com aquelas apresentadas no extrato da conta bancária.

Para organizações que realizam muitas transações, conferir cada lançamento manualmente pode consumir tempo da equipe.

Por isso, vale verificar se o sistema oferece:

• Importação de extratos bancários;
• Integração com instituições financeiras;
• Identificação de movimentações correspondentes;
• Identificação de lançamentos pendentes ou divergentes;
• Histórico das conciliações realizadas.

Também é importante entender quais bancos são atendidos e se a integração ocorre automaticamente ou depende da importação de arquivos.

Atenção: integração bancária e conciliação automática não são necessariamente a mesma coisa. Uma plataforma pode permitir importar extratos sem realizar automaticamente a identificação e a correspondência de todos os lançamentos.

5. Controle de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa

Uma gestão financeira organizada também precisa acompanhar compromissos futuros e recursos que ainda serão recebidos.

O controle de contas a pagar permite visualizar despesas com vencimento previsto, enquanto o contas a receber ajuda a acompanhar repasses, parcelas de contratos e outras entradas esperadas.

Já o fluxo de caixa reúne as entradas e saídas financeiras ao longo de determinado período.

Ao avaliar um sistema, observe se ele permite:

• Registrar vencimentos e pagamentos;
• Acompanhar valores a receber;
• Identificar contas em atraso;
• Consultar previsões de entradas e saídas;
• Visualizar o saldo financeiro por período.

Esses recursos ajudam a organização a antecipar períodos de maior necessidade de caixa e planejar pagamentos de acordo com a disponibilidade dos recursos.

É importante verificar também se o sistema diferencia valores previstos, realizados e efetivamente disponíveis em conta.

6. Relatórios financeiros e apoio à prestação de contas

A prestação de contas faz parte da rotina de muitas OSCs, especialmente daquelas que recebem recursos públicos ou privados para executar projetos.

Por isso, o sistema deve facilitar a consulta das movimentações e a organização das informações necessárias para demonstrar como os recursos foram utilizados.

A Lei nº 13.019/2014, conhecida como Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (MROSC), estabelece regras para as parcerias entre OSCs e a administração pública. A prestação de contas deve observar as condições previstas na legislação, no instrumento de parceria e no plano de trabalho.

Na avaliação de um software, considere se ele oferece:

• Relatórios de receitas e despesas por projeto;
• Consulta de movimentações por período;
• Classificação das despesas por categoria;
• Histórico dos lançamentos;
• Exportação de relatórios;
• Associação de comprovantes às movimentações.

Outro ponto é verificar se os relatórios podem ser configurados conforme as necessidades dos diferentes financiadores.

Um relatório gerencial, por exemplo, pode apresentar uma visão consolidada da execução financeira, enquanto a prestação de contas de uma parceria pode exigir informações e documentos específicos.

Ter os registros organizados desde o início facilita a preparação desses materiais, mas não elimina a necessidade de conferir as exigências de cada instrumento de parceria.

7. Integração com a contabilidade e outros sistemas

A gestão financeira e a contabilidade estão relacionadas, mas possuem finalidades e rotinas diferentes.

Enquanto a gestão financeira acompanha movimentações, orçamento, pagamentos e disponibilidade de recursos, a contabilidade registra e apresenta as informações conforme as normas contábeis aplicáveis.

Quando os sistemas não se comunicam, a equipe pode precisar lançar as mesmas informações mais de uma vez ou preparar arquivos manualmente para compartilhar com a contabilidade.

Por isso, verifique:

• Se o sistema permite exportar dados financeiros;
• Se oferece integração com softwares contábeis;
• Quais formatos de arquivo são aceitos;
• Se existe integração com soluções utilizadas pela equipe contábil;
• Se há recursos relacionados às obrigações fiscais e contábeis, quando necessários à organização.

Se a OSC precisa trabalhar com informações relacionadas ao SPED Fiscal ou ao SPED Contábil, por exemplo, é importante confirmar se a solução atende a essa necessidade ou se essa etapa continuará sob responsabilidade de outro sistema ou da contabilidade.

Não presuma que todo sistema de gestão financeira oferece integração direta com o SPED. Esse é um requisito que precisa ser validado com o fornecedor.

Sistema financeiro genérico ou sistema especializado no terceiro setor: qual escolher?

Um sistema financeiro genérico pode atender a algumas necessidades de controle de caixa, receitas e despesas. Porém, organizações que administram diferentes projetos e fontes de recursos precisam avaliar se a plataforma contempla essas particularidades.

Veja algumas diferenças que podem orientar a escolha:

Essa comparação não significa que toda OSC precisa contratar um software desenvolvido exclusivamente para o terceiro setor. O mais importante é verificar se a solução atende aos processos da organização e às exigências dos projetos que ela executa.

Quais perguntas fazer antes de contratar um sistema financeiro para OSCs?

Além de comparar funcionalidades, é importante conversar com o fornecedor e entender como a plataforma funciona na rotina.

Estas perguntas ajudam a aprofundar a avaliação:

1. O sistema permite controlar receitas e despesas de diferentes projetos separadamente?
2. É possível cadastrar mais de uma fonte de recursos?
3. Como funciona a distribuição de despesas entre centros de custo?
4. A plataforma oferece integração bancária ou importação de extratos?
5. Quais relatórios financeiros podem ser gerados e exportados?
6. Existe integração com o sistema utilizado pela contabilidade?
7. Como funciona a implantação, a migração dos dados e o suporte à equipe?

Se possível, solicite uma demonstração com situações semelhantes às da sua organização. Em vez de observar apenas uma apresentação das funcionalidades, peça para o fornecedor mostrar como seria o registro de uma despesa compartilhada, a consulta do saldo de um projeto e a geração de um relatório financeiro.

Isso ajuda a identificar se o sistema atende à operação ou se exigirá adaptações e controles paralelos.

Como identificar o sistema financeiro mais adequado para sua OSC?

O sistema mais adequado é aquele que acompanha a complexidade financeira da organização e atende às necessidades dos projetos sem criar etapas desnecessárias para a equipe.

Antes de tomar a decisão, faça um levantamento dos processos atuais, identifique os principais problemas e estabeleça quais recursos são indispensáveis.

Uma OSC que administra poucos projetos e possui movimentações simples pode precisar de uma solução diferente daquela que trabalha com diversos financiadores, centros de custo e regras de prestação de contas.

Por isso, a escolha deve considerar três aspectos: as necessidades atuais da organização, as funcionalidades disponíveis e a capacidade da plataforma de acompanhar mudanças futuras.

Mais do que automatizar lançamentos, o objetivo é ter informações financeiras organizadas para acompanhar os recursos, entender os custos dos projetos e apoiar as decisões da gestão.

Perguntas frequentes

O que é um sistema de gestão financeira para OSCs?

É um software para registrar, organizar e acompanhar as movimentações financeiras de uma organização social, incluindo receitas, despesas, orçamento, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, centros de custo, relatórios e integração contábil.

Quais funcionalidades um sistema financeiro para OSCs deve ter?

O sistema deve permitir controle de receitas e despesas, gestão por projeto, acompanhamento de orçamento, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, gestão de centros de custo, emissão de relatórios financeiros e integração com sistemas contábeis.

Por que é importante controlar o financeiro por projeto e fonte de recursos?

Porque uma OSC pode ter vários projetos com financiadores e regras diferentes. Separar receitas, despesas e saldos por projeto ajuda a identificar a destinação dos recursos e facilita o acompanhamento da execução financeira.

Como avaliar se o sistema ajuda no controle orçamentário?

Verifique se a plataforma permite cadastrar orçamento por projeto, definir categorias de despesas, comparar valores previstos e realizados, acompanhar saldos disponíveis e identificar gastos acima do orçamento.