O momento ideal para substituir planilhas por um sistema de gestão para ONG é quando sua organização executa 2 ou mais projetos simultâneos, enfrenta retrabalho constante na prestação de contas ou depende de uma única pessoa para controle financeiro e de projetos.
Muitas ONGs relatam gastar parte significativa do tempo em tarefas administrativas repetitivas, como reorganizar planilhas e consolidar relatórios manualmente.
Este artigo apresenta 5 situações que indicam se esse momento chegou para sua organização e mostra o que muda na rotina ao adotar um sistema especializado no terceiro setor.
Por que muitas ONGs começam com planilhas
Planilhas são acessíveis e permitem registrar informações sem custo inicial. Para ONGs em fase inicial, elas ajudam a controlar entradas e saídas, listar despesas de um projeto social e acompanhar atividades.
O problema surge quando a estrutura da ONG muda, mas a forma de controle permanece a mesma. A planilha passa a exigir ajustes constantes e aumenta o risco de inconsistências. Especialistas apontam que a elaboração incorreta de demonstrações financeiras é um dos maiores problemas enfrentados por ONGs, especialmente quando a gestão depende exclusivamente de planilhas manuais e equipes com dedicação parcial.
5 Sinais de que sua ONG precisa de um Sistema de Gestão (Não Planilhas)
Alguns pontos aparecem com frequência quando a planilha já não atende às necessidades da organização.
1. Múltiplos Projetos Sociais em Execução Simultânea
Com mais de um projeto ativo, surgem diferenças entre:
- Fontes de recurso (editais, doações, parcerias)
- Regras de uso do dinheiro (cada financiador tem exigências próprias)
- Prazos de execução desalinhados
- Exigências de prestação de contas específicas
Exemplo: Maria coordena uma ONG de educação com 3 projetos ativos, um financiado por edital público, outro por empresa privada e um terceiro por doações. Cada projeto exige relatórios em formatos diferentes. Controlar essas variações em abas separadas de planilha aumenta o risco de lançamentos incorretos em até 3x.
Um sistema de gestão para ONG resolve isso automaticamente, separando orçamentos e prestações de contas por projeto.
2. Dificuldade para Separar Recursos por Projeto
Na gestão financeira para ONG, é comum que despesas sejam lançadas de forma genérica quando o controle é feito em planilhas. Isso acontece quando:
- Um gasto precisa ser dividido entre projetos (ex: aluguel proporcional)
- Não existe um padrão de lançamento entre membros da equipe
- Mais de uma pessoa edita o mesmo arquivo (gerando versões conflitantes)
Um software de gestão para terceiro setor permite registrar cada movimentação vinculada ao projeto correspondente, com rateios automáticos.
3. Retrabalho Frequente na Prestação de Contas
Quando a equipe precisa:
- Reorganizar dados a cada solicitação de relatório
- Revisar lançamentos antigos antes de auditorias
- Conferir manualmente comprovantes e valores
- Refazer planilhas do zero para cada financiador
O controle deixa de apoiar a gestão de projetos sociais e passa a consumir tempo excessivo, em média, 15 horas mensais, segundo dados do setor.
4. Falta de Visão Geral da Organização
Planilhas mostram registros individuais, mas não oferecem uma visão integrada da ONG. Questões como:
- Saldo disponível por projeto em tempo real
- Compromissos financeiros futuros (contas a pagar)
- Situação geral da organização (saúde financeira)
exigem consolidação manual, o que dificulta o acompanhamento contínuo e a tomada de decisões estratégicas.
5. Dependência de uma Única Pessoa
Quando apenas uma pessoa entende a lógica das planilhas, a ONG fica vulnerável. Qualquer ausência (férias, saída da equipe) pode interromper o controle financeiro para ONG e administrativo.
Um sistema de gestão para ONG reduz essa dependência ao padronizar registros e permitir acesso conforme o perfil de cada membro da equipe (gestor, contador, coordenador de projeto).
Como um Sistema de Gestão para ONG melhora a Prestação de Contas
A adoção de um sistema especializado altera a forma como as informações são organizadas e utilizadas no dia a dia da organização social.
Centralização das Informações em um único ambiente
Um sistema reúne:
- Dados financeiros (receitas, despesas, saldos)
- Informações dos projetos sociais (cronogramas, metas)
- Registros operacionais (beneficiários, atividades)
- Documentos e comprovantes digitalizados
Isso reduz a dispersão de arquivos e elimina versões diferentes de planilhas circulando por e-mail.
Organização automática por projeto social
Cada projeto passa a ter:
- Orçamento definido com categorias de despesa
- Despesas registradas com anexo de notas fiscais
- Histórico completo de movimentações
- Acompanhamento de saldo em tempo real
Essa estrutura facilita tanto a execução quanto a prestação de contas para financiadores.
Redução de Erros Manuais (e Retrabalho)
Planilhas dependem de digitação constante e fórmulas configuradas corretamente. Sistemas ERP automatizam cálculos e padronizam lançamentos, especialistas em gestão apontam que a automação de processos manuais reduz substancialmente a taxa de erros humanos, diminuindo tempo gasto com retrabalhos e correções.
Relatórios prontos para prestação de contas
Com dados organizados desde o início, relatórios deixam de ser montados do zero. As informações já estão registradas de acordo com cada projeto e fonte de recurso, basta exportar no formato solicitado pelo financiador.
Acompanhamento gerencial em tempo real
Gestores conseguem acompanhar a situação financeira da ONG sem depender de consolidações manuais, o que melhora o planejamento estratégico e a tomada de decisões.
Em que momento a troca costuma acontecer
A substituição das planilhas por um sistema de gestão para ONG costuma fazer sentido quando a organização já enfrenta situações como:
- 2 ou mais projetos sociais ativos simultaneamente
- Recursos vindos de editais ou parceiros diferentes (com regras distintas)
- Exigência recorrente de relatórios financeiros detalhados
- Dificuldade para manter controle apenas com planilhas
- Crescimento da equipe ou da operação
Nesses casos, o sistema passa a atender uma necessidade real da gestão financeira e operacional.
O que observar ao escolher um sistema de gestão para ONG
Antes de contratar um sistema, vale analisar alguns pontos ligados à rotina do terceiro setor.
1. Controle por Projeto Social
O software deve permitir acompanhar receitas e despesas por projeto, respeitando as regras específicas de cada financiamento (público, privado, doações).
2. Facilidade de Uso pela Equipe
A ferramenta precisa ser compatível com a rotina da ONG e com o perfil da equipe que fará os lançamentos, muitas organizações não têm contador em tempo integral.
3. Relatórios e Histórico Acessíveis
Acesso rápido a relatórios, documentos e histórico de movimentações facilita o atendimento a financiadores, auditorias e transparência com doadores.
4. Escalabilidade (Possibilidade de Crescimento)
O sistema deve acompanhar mudanças na estrutura da ONG sem exigir trocas frequentes de plataforma ou migração complexa de dados.
5. Suporte Especializado no Terceiro Setor
Priorize fornecedores que entendem as particularidades de ONGs, como prestação de contas, editais e gestão de projetos sociais.
Falamos sobre como implementar um software de gestão na sua OSC em artigo especial: Clique aqui para ler.
Planilha ou Sistema: a questão não é tamanho da ONG
Muitas organizações associam sistemas de gestão a ONGs grandes. Na prática, o fator decisivo é a complexidade da operação, não o porte.
Uma ONG pequena com vários projetos e fontes de recurso pode enfrentar mais dificuldades de controle do que uma organização maior com estrutura mais simples. O critério deve ser: "O controle atual consegue acompanhar nossa realidade?"
Organização e relação com financiadores
Manter informações organizadas ajuda a:
- Responder solicitações de financiadores rapidamente
- Acompanhar compromissos e prazos
- Manter relacionamento de longo prazo com parceiros
- Demonstrar transparência e profissionalismo
Um sistema de gestão para ONG contribui diretamente para esse acompanhamento contínuo.
Onde a Bússola Social entra nesse cenário
Plataformas como a Bússola Social foram desenvolvidas especificamente para atender ONGs que estão nesse momento de transição, organizando projetos, finanças e informações em um único sistema, considerando a rotina e as necessidades do terceiro setor.
A Bússola Social oferece:
- Gestão de atividades e projetos
- Cadastro dos atendidos
- Relatórios automatizados
- Gestão de documentos e comprovantes
- Suporte especializado em gestão de ONGs
Perguntas Frequentes sobre Sistemas de Gestão para ONG
Quanto custa um sistema de gestão para ONG?
Os valores variam de acordo com o número de projetos e funcionalidades necessárias. Existem opções gratuitas (com limitações) e planos pagos a partir de R$ 200-500/mês. O investimento costuma se pagar com a redução de retrabalho, estudos mostram economia média de 15-20 horas mensais.
Planilha é suficiente para ONG pequena?
Depende da complexidade, não do tamanho. Se sua ONG tem 1 projeto, 1 fonte de recurso e presta contas raramente, planilhas podem funcionar. Se há 2+ projetos ou prestações de contas frequentes, um sistema traz mais segurança.
É difícil migrar dados de planilhas para um sistema de gestão para ONG?
Não. Sistemas modernos como a Bússola Social oferecem importação de planilhas e suporte na migração. O processo geralmente leva 1-2 semanas, dependendo do volume de dados históricos.
Preciso ter conhecimento técnico para usar um sistema de gestão para ong?
Não. Sistemas voltados para ONGs são desenvolvidos para equipes sem formação em TI ou contabilidade. A Bússola, por exemplo, tem interface intuitiva e treinamento incluído.
Como garantir que a equipe vai usar o sistema de gestão para ONG?
Escolha uma ferramenta simples, ofereça treinamento inicial e defina responsáveis por área (financeiro, projetos). A adesão cresce quando a equipe percebe redução de retrabalho.
