Rubricas orçamentárias: organize despesas de projetos

Ao elaborar o orçamento de um projeto social, a organização precisa distribuir os recursos disponíveis entre diferentes despesas, como contratação de profissionais, aquisição de materiais, transporte e serviços. Cada gasto deve estar relacionado às atividades previstas e respeitar as condições estabelecidas pelo financiador.

Essa distribuição é feita por meio das rubricas orçamentárias, que permitem classificar as despesas e definir quanto será destinado a cada finalidade. Durante a execução do projeto, elas também servem de referência para acompanhar os valores utilizados e identificar diferenças em relação ao orçamento aprovado.

Entender como organizar essas rubricas ajuda a estruturar o planejamento financeiro, acompanhar a aplicação dos recursos e reunir as informações necessárias para a prestação de contas.

O que são rubricas orçamentárias?

Rubricas orçamentárias são classificações utilizadas para organizar e identificar os tipos de despesas previstas no orçamento de um projeto. Elas permitem estabelecer quanto será destinado a determinada finalidade e acompanhar a utilização desses valores ao longo da execução.

Em um projeto social que oferece oficinas educativas, por exemplo, o orçamento pode conter rubricas para recursos humanos, materiais pedagógicos, alimentação e transporte. Cada uma reúne gastos relacionados à realização das atividades.

É importante diferenciar três conceitos que aparecem na elaboração de orçamentos:

• Rubrica orçamentária: classificação utilizada para identificar um grupo ou uma finalidade de gasto no orçamento.
• Categoria de despesa: agrupamento de despesas com características semelhantes, como recursos humanos ou materiais de consumo.
• Item de despesa: descrição específica do gasto previsto, como contratação de profissional para uma oficina ou compra de materiais de papelaria.

Na gestão de projetos sociais, rubrica e categoria podem ser utilizadas com o mesmo significado. A nomenclatura e o nível de detalhamento dependem do modelo de orçamento adotado pelo financiador.

Por exemplo, a categoria Recursos Humanos pode reunir itens como coordenação do projeto e contratação de profissionais para atividades educativas. Em outros modelos, cada uma dessas despesas pode aparecer como uma rubrica independente.

Por isso, antes de organizar o orçamento, é necessário verificar a estrutura exigida pelo edital ou instrumento de financiamento.

Para que servem as rubricas orçamentárias em um projeto social?

As rubricas ajudam a transformar as atividades planejadas em uma previsão financeira. A partir delas, a organização consegue identificar quais recursos serão necessários, estimar custos e distribuir os valores disponíveis.

Essa organização atende a diferentes necessidades da gestão financeira no Terceiro Setor.

Planejamento dos gastos: permite relacionar cada despesa às atividades do projeto e verificar se os valores previstos são compatíveis com sua execução.

Distribuição dos recursos: ajuda a identificar quanto será destinado a cada grupo de despesas e quais atividades concentram a maior parte do orçamento.

Acompanhamento financeiro: permite comparar o valor aprovado para cada rubrica com as despesas realizadas durante o projeto.

Prestação de contas: facilita a identificação dos gastos, sua classificação e a relação entre os pagamentos efetuados e o orçamento aprovado.

Imagine um projeto que reservou R$ 8 mil para materiais pedagógicos. Após três meses, a organização já utilizou R$ 6 mil, mas ainda precisa realizar metade das oficinas previstas. Ao acompanhar a execução dessa rubrica, a equipe pode identificar antecipadamente a necessidade de rever o planejamento das compras.

Qualquer alteração na distribuição dos recursos deve respeitar as condições do financiamento, inclusive eventuais exigências de autorização.

Quais despesas podem ser incluídas no orçamento de um projeto social?

As despesas de um projeto social dependem das atividades previstas, do público atendido, da duração da iniciativa e das condições estabelecidas pela fonte de financiamento.

Embora existam categorias recorrentes nos orçamentos para ONGs, não há uma relação única de despesas permitidas para todos os projetos.

Entre as categorias mais utilizadas estão:

A classificação também deve considerar a natureza de cada contratação. Um profissional contratado como empregado, por exemplo, pode exigir tratamento diferente de um serviço prestado por pessoa jurídica.

O que verificar antes de incluir uma despesa no orçamento?

Uma despesa pode ser necessária para a execução do projeto e, ainda assim, não ser admitida pelo financiador.

Antes de incluí-la, a organização deve conferir sua relação com as atividades previstas, os limites de valores, as condições de contratação e as exigências de comprovação.

Nas parcerias entre a administração pública e as OSCs abrangidas pela Lei nº 13.019/2014, o artigo 46 trata de despesas que podem ser pagas com recursos vinculados à parceria, observadas as condições legais. Entre elas estão a remuneração da equipe encarregada da execução do plano de trabalho, diárias e custos indiretos necessários à execução do objeto.

Isso não significa que qualquer despesa dessas categorias esteja automaticamente autorizada. É necessário observar o plano de trabalho, o instrumento celebrado e as normas aplicáveis à parceria.

Para financiamentos privados, as condições podem ser diferentes, conforme o contrato e as orientações do financiador.

Como organizar as despesas de um projeto social?

A organização das despesas começa antes do recebimento dos recursos. É durante a elaboração do orçamento que a OSC identifica os gastos necessários e estabelece como eles serão distribuídos ao longo do projeto.

Um processo de organização pode seguir sete etapas.

1. Consulte as regras do financiador

O primeiro passo é analisar o edital, contrato ou instrumento de parceria que estabelece as condições de utilização dos recursos.

Verifique quais despesas são permitidas, se existem limites por categoria, qual modelo de orçamento deve ser utilizado e quais documentos serão exigidos para comprovar os gastos.

Alguns financiadores apresentam categorias previamente definidas. Outros permitem que a organização estabeleça sua própria classificação, desde que respeite as orientações do financiamento.

2. Liste as atividades previstas no projeto

Antes de atribuir valores às rubricas, identifique todas as atividades que serão realizadas.

Considere, por exemplo, um projeto de formação profissional com duração de seis meses. A iniciativa prevê oficinas, acompanhamento dos participantes e um evento de encerramento.

Cada atividade pode gerar diferentes necessidades financeiras, como contratação de profissionais, aquisição de materiais, alimentação e deslocamento.

3. Identifique os gastos necessários

Com as atividades definidas, relacione os recursos necessários para executá-las.

Para uma oficina, por exemplo, a organização pode precisar contratar um profissional, adquirir materiais, disponibilizar alimentação e custear o transporte dos participantes.

Nessa etapa, também é importante distinguir despesas pontuais de gastos recorrentes. A compra de um equipamento pode ocorrer uma única vez, enquanto a remuneração de profissionais pode se repetir durante vários meses.

4. Classifique as despesas por rubrica

Organize os gastos identificados conforme as categorias aceitas pelo financiador.

Mantenha uma nomenclatura consistente entre o orçamento, os registros financeiros e os documentos utilizados na prestação de contas.

Se uma despesa for classificada como material de consumo no orçamento aprovado, por exemplo, o registro durante a execução deve permitir sua identificação nessa mesma classificação, respeitadas as regras aplicáveis.

5. Estime os valores de cada despesa

A previsão de custos deve considerar quantidade, valor unitário e período de utilização.

Imagine que o projeto prevê dez oficinas e cada uma necessita de R$ 250 em materiais. A estimativa dessa despesa será:

10 oficinas × R$ 250 = R$ 2.500

Sempre que possível, utilize pesquisas de preços, referências de contratações anteriores e critérios compatíveis com as exigências do financiamento.

O objetivo é elaborar um orçamento que corresponda às necessidades previstas para a execução.

6. Distribua os gastos no cronograma financeiro

Depois de estimar os valores, identifique quando cada despesa deverá ocorrer.

Um projeto pode concentrar a compra de equipamentos no primeiro mês e distribuir os pagamentos de profissionais durante todo o período de execução.

Essa distribuição permite acompanhar a necessidade de recursos em cada etapa e verificar a compatibilidade entre o cronograma de atividades e a previsão financeira.

7. Acompanhe a execução do orçamento

Após o início do projeto, registre os gastos realizados e compare os valores com o orçamento aprovado.

O acompanhamento deve considerar quanto foi utilizado em cada rubrica, quais despesas ainda estão previstas e se existem diferenças que precisam ser analisadas.

A frequência de revisão pode variar conforme o volume de movimentações e as exigências do financiador. Uma conferência mensal pode ser adotada como rotina interna, sem substituir os prazos formais de prestação de contas.

Exemplo de orçamento com rubricas para um projeto social

Considere um projeto fictício de formação profissional para jovens, com duração de seis meses e orçamento total de R$ 100 mil.

A organização precisa distribuir esse valor entre a equipe responsável pelas atividades, os materiais utilizados nas oficinas, os deslocamentos e outras despesas previstas.

A tabela apresenta uma possível distribuição.

Valores fictícios, utilizados exclusivamente para ilustrar a elaboração de um orçamento.

Perguntas frequentes

O que são rubricas orçamentárias em projetos sociais?

São classificações usadas para organizar e identificar os tipos de despesas previstas no orçamento de um projeto, definindo quanto será destinado a cada finalidade e acompanhando sua execução.

Qual a diferença entre rubrica, categoria de despesa e item de despesa?

Rubrica é a classificação de um grupo ou finalidade de gasto; categoria de despesa agrupa despesas com características semelhantes; item de despesa é a descrição específica do gasto previsto.

Para que servem as rubricas orçamentárias na gestão de um projeto social?

Elas ajudam a planejar os gastos, distribuir os recursos entre as despesas, acompanhar o que foi executado e facilitar a prestação de contas ao financiador.

Como as rubricas ajudam no acompanhamento financeiro do projeto?

Elas permitem comparar o valor aprovado para cada rubrica com as despesas realizadas durante a execução, identificando diferenças e necessidade de ajustes no planejamento.

Quais despesas podem entrar no orçamento de um projeto social?

Depende das atividades previstas, do público atendido, da duração do projeto e das condições do financiamento. Exemplos incluem profissionais, materiais, transporte, alimentação e serviços, sempre vinculados às atividades do projeto.