ASPAC troca planilhas pelo Bússola Financeiro

A ASPAC (Associação de Promoção do Adolescente e da Criança de Jequitinhonha), em Minas Gerais, atua na área da assistência social, com foco em crianças e adolescentes. Como acontece em muitas OSCs, a gestão financeira era conduzida internamente pelas equipes administrativa e de coordenação, com o apoio de planilhas de Excel para acompanhar a movimentação de cada conta bancária.

Por muito tempo, a organização utilizou mais de dez planilhas, uma para cada conta. Hoje, esse número caiu para zero. Toda a operação financeira está centralizada no Bússola Financeiro, sistema desenvolvido para atender às necessidades das organizações da sociedade civil.

O desafio das planilhas espalhadas

Antes da adoção do Bússola Financeiro, a gestão financeira da ASPAC era organizada em mais de dez planilhas de Excel, uma para cada conta bancária. Esse formato acompanhava a estrutura financeira da organização, mas exigia que as informações fossem consultadas e consolidadas separadamente.

No fechamento mensal, a equipe reunia os dados das diferentes planilhas, conferia os lançamentos e cruzava as informações para concluir a prestação de contas. Esse processo levava cerca de uma semana. Pagamentos recorrentes a fornecedores e o envio de comprovantes à contabilidade também eram acompanhados por controles complementares.

Na prática, a equipe dedicava uma parte significativa do tempo à organização e à consolidação das informações. Os dados estavam disponíveis, mas distribuídos entre diferentes controles, o que tornava o processo de fechamento mais trabalhoso e exigia conferências adicionais.

Esse cenário fazia parte da rotina de gestão da ASPAC e refletia uma necessidade comum às OSCs: encontrar uma forma de reunir, em um único ambiente, as informações financeiras, os comprovantes e os registros por conta e projeto, facilitando o acompanhamento e a prestação de contas.

A mudança com o Bússola Financeiro

A ASPAC adotou o Bússola Financeiro, sistema de gestão financeira desenvolvido para organizações da sociedade civil, e migrou 100% das planilhas para a nova ferramenta. As mais de dez planilhas separadas, uma por conta, foram substituídas por um único sistema, organizado por projeto e por conta.

Com a mudança, os 62 fornecedores e pagamentos recorrentes da organização passaram a ser cadastrados e controlados dentro do próprio sistema, eliminando o controle paralelo que existia antes. Os comprovantes de despesa passaram a ser emitidos em PDF, prontos para seguir diretamente à contabilidade, sem etapas manuais de reunião de documentos.

O relatório de extrato e execução orçamentária, que antes exigia cerca de uma semana de trabalho manual para ficar pronto, passou a ser gerado em tempo real, disponível a qualquer momento para o contador ou para o financiador.

"Eliminamos as planilhas e fazemos tudo pelo sistema. É muito intuitivo e facilita demais, fora a economia de papel e de tempo." (Kassandra Neves, Coordenadora Geral da ASPAC)

Segundo a coordenação, o Bússola Financeiro foi o primeiro sistema financeiro adotado pela equipe da organização.

Resultados em dados

Com o fechamento financeiro realizado dentro do próprio sistema, a equipe da ASPAC deixa de concentrar parte da rotina na consolidação manual de diferentes planilhas e ganha mais tempo para outras atividades da área administrativa e da coordenação.

A centralização das informações por projeto e por conta também facilita as prestações de contas ao longo do tempo. Entradas, saídas, fornecedores e comprovantes permanecem registrados no sistema, mês após mês, evitando a necessidade de reconstruir essas informações a cada fechamento.

A experiência da ASPAC mostra como reunir a gestão financeira em um só lugar pode tornar a rotina mais organizada e dar mais autonomia à equipe. Com menos tempo dedicado a controles paralelos, a organização consegue direcionar mais atenção ao seu trabalho com crianças e adolescentes de Jequitinhonha.

Uma gestão financeira organizada também cria uma base mais consistente para prestar contas, acompanhar recursos e fortalecer a capacidade da organização de acessar novas oportunidades de financiamento.

Perguntas frequentes

Como a ASPAC fazia a gestão financeira antes do Bússola Financeiro?

A organização usava mais de dez planilhas de Excel, uma para cada conta bancária. No fechamento mensal, a equipe precisava reunir, conferir e cruzar manualmente os dados para fazer a prestação de contas.

O que mudou na rotina financeira da ASPAC com o Bússola Financeiro?

Todas as planilhas foram migradas para um único sistema, organizado por projeto e por conta. Os pagamentos recorrentes, fornecedores e comprovantes passaram a ser controlados dentro da própria ferramenta.

Quanto tempo a ASPAC levava para fechar as contas antes e depois da mudança?

Antes, o fechamento mensal levava cerca de uma semana. Com o Bússola Financeiro, o relatório de extrato e execução orçamentária passou a ser gerado em tempo real.

Como a prestação de contas ficou mais fácil para a equipe?

Os comprovantes de despesa passaram a ser emitidos em PDF e enviados diretamente à contabilidade, sem reunião manual de documentos. Além disso, entradas, saídas e registros ficam salvos no sistema para consultas futuras.

Quais benefícios a ASPAC percebeu com a centralização da gestão financeira?

A equipe ganhou mais tempo para outras atividades administrativas e de coordenação, reduziu o uso de papel e passou a trabalhar com mais organização e autonomia. A prestação de contas também ficou mais simples ao longo do tempo.