Gerenciar projetos socioambientais em múltiplos territórios, acompanhar centenas de beneficiários diariamente e ainda produzir relatórios confiáveis para apresentar a parceiros e investidores: esse era o desafio cotidiano do Instituto Nordeste Cidadania (Inec). A solução estava em planilhas e documentos Word, um modelo que funcionou por anos, mas que deixou de ser suficiente à medida que a operação cresceu.
A virada veio quando a equipe do Inec conheceu a plataforma Bússola Gestão num evento do setor. Hoje, o monitoramento de frequências, a produção de relatórios e o acompanhamento de indicadores são feitos de forma centralizada, ágil e com muito menos retrabalho.
Fundado em 1993, o Inec é uma Organização da Sociedade Civil (OSC) e, desde 2003, atua como Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (Oscip). Seu foco é o desenvolvimento sustentável, promovendo inclusão e autonomia por meio de programas de microfinanças e projetos socioambientais que envolvem educação, cultura, tecnologia e inovação, voltados para crianças, jovens e adultos.
Hoje, o Inec conta com mais de 2.600 colaboradores, atuando nos nove estados do Nordeste, no norte de Minas Gerais e Espírito Santo, no Distrito Federal e em Cuiabá, apoiando o empreendedorismo e promovendo a inclusão financeira.
Na área socioambiental, a organização conduz programas como o Prosseguir (cursinho pré-vestibular), o Labinec (inclusão tecnológica), o Espaço de Leitura, o Ecoinec (agroecologia urbana) e o Calendário do Bem (voluntariado), entre outros. Cada um desses projetos envolve cadastro de participantes, acompanhamento de frequência, produção de relatórios periódicos e prestação de contas a investidores e parceiros institucionais.
A equipe responsável pelos projetos socioambientais é formada por profissionais com perfis variados, alguns com longa experiência na organização, outros em processo de adaptação às novas demandas de gestão por dados. É exatamente nesse contexto que a profissionalização da gestão se tornou uma necessidade urgente.
Ao longo de sua trajetória, o Inec estruturou a gestão dos projetos socioambientais com o apoio de planilhas e documentos de texto. Esse modelo acompanhou a instituição por muitos anos e atendia às necessidades da operação. Com o crescimento dos projetos e o aumento do volume de informações, porém, surgiu a necessidade de centralizar os dados e tornar a gestão ainda mais integrada.
O controle das atividades era realizado em diferentes arquivos. Cada projeto possuía sua própria planilha de frequência e a elaboração dos relatórios exigia a consolidação manual das informações. À medida que a instituição ampliava sua atuação, esse processo passou a demandar mais tempo da equipe.
Bruna Santos, analista de projetos socioambientais do Inec há 15 anos, acompanhou essa evolução de perto. Segundo ela, o maior desafio foi a transição de um modelo baseado em Word e planilhas para uma plataforma integrada. Como acontece em toda mudança de processo, houve um período de adaptação, mas a equipe compreendia que essa evolução contribuiria para apoiar o crescimento da instituição e facilitar a gestão dos projetos.
Com o crescimento das atividades e a necessidade de aprimorar a gestão, o Inec percebeu que era o momento de investir em uma plataforma que reunisse informações de forma organizada e facilitasse o acompanhamento dos resultados.
Além de trazer mais controle para a rotina da instituição, a mudança também foi impulsionada pela necessidade de fortalecer a captação de recursos. Participar de editais de financiamento, uma estratégia cada vez mais importante para a sustentabilidade das OSCs, exige documentação padronizada, histórico de resultados e indicadores de impacto que possam ser apresentados de forma rápida e confiável.
O Inec conheceu a plataforma Bússola Gestão no FIFE (Fórum de Investimento e Filantropia), um evento do setor social onde a solução foi apresentada. A partir desse primeiro contato, a equipe avaliou a proposta e decidiu pela implementação.
A chegada da plataforma envolveu uma mudança de rotina para a equipe de projetos. Processos que eram feitos manualmente passaram a ser registrados diretamente no sistema, desde o cadastro de beneficiários até o lançamento diário de frequências.
A curva de adaptação existiu. Para profissionais acostumados à lógica das planilhas, aprender a operar uma plataforma digital integrada exigiu tempo e disposição. Mas o suporte no processo de onboarding e a organização intuitiva do sistema ajudaram a reduzir o atrito.
As equipes envolvidas na implementação incluíram analistas de projetos, coordenadores de área e a gestão institucional. A adoção foi gradual, começando pelos módulos de acompanhamento de frequência e gestão de beneficiários, e avançando para os recursos de relatórios e monitoramento de indicadores.
Após a implementação, a Bússola Gestão passou a ser o ponto central de gestão dos projetos socioambientais do Inec. Na prática:
Acompanhamento de frequência: O registro que antes era feito em planilhas passou a ser lançado diariamente na plataforma. Isso dá à equipe visibilidade em tempo real da presença dos beneficiários em cada projeto, permitindo identificar faltas, padrões de evasão e necessidades de acompanhamento individualizado.
Monitoramento de indicadores: A plataforma centraliza os indicadores de impacto de cada projeto, tornando possível acompanhar o desempenho ao longo do tempo sem precisar cruzar dados de múltiplas fontes.
Geração de relatórios: Um dos ganhos mais concretos foi na produção de relatórios para parceiros e investidores. O que antes exigia horas de trabalho manual agora é gerado diretamente pela plataforma, com os dados já consolidados.
Gestão para captação: A organização e padronização das informações abriu um caminho mais claro para a participação em editais. Com histórico de resultados registrado e indicadores acessíveis, o Inec passou a ter mais condições de demonstrar impacto e buscar novos financiadores.
A transformação mais visível foi operacional. O monitoramento diário de atividades, que antes dependia de planilhas dispersas, passou a ser feito de forma centralizada e ágil. A equipe ganhou tempo para se dedicar à análise e ao relacionamento com parceiros, em vez de gastar energia consolidando dados.
Na prestação de contas, a mudança também foi significativa. Com relatórios construídos dentro da plataforma e baseados em dados já organizados, a qualidade e a velocidade das entregas para investidores melhoraram. Isso tem impacto direto na confiança que os parceiros depositam na organização.
No plano estratégico, o acúmulo de indicadores de impacto ao longo do tempo abriu novas perspectivas para a captação de recursos. O Inec passou a participar com mais consistência de editais, algo que antes era limitado pela falta de dados estruturados e pela dificuldade de formalização da operação.
"Antes, acompanhávamos as frequências dos alunos por planilha. Hoje, a gente tem todo esse acompanhamento, inclusive diário, dentro de uma plataforma. Com ela, conseguimos ter um monitoramento e um gerenciamento dos projetos de forma mais rápida. Inclusive na construção de relatórios: a gente consegue apresentar para um possível parceiro um relatório construído todo dentro da plataforma, de forma rápida, com a consolidação dos nossos projetos. Isso nos possibilitou buscar captar mais. Quanto mais a gente aprofunda, a gente profissionaliza, a gente tem mais números, a gente tem mais resultados."
Bruna Santos — Analista de Projetos Socioambientais, Inec (15 anos de instituição)
A experiência do Inec mostra que profissionalizar a gestão não é um processo reservado para grandes organizações com estruturas complexas. É uma necessidade real de qualquer OSC que queira crescer com consistência, prestar contas com qualidade e ampliar sua capacidade de captar recursos.
A transição de planilhas para uma plataforma integrada não acontece da noite para o dia, e nem sempre é fácil. Mas, como o próprio Inec demonstra, os resultados justificam o esforço, e abrem portas que antes pareciam distantes.
Se a sua organização ainda depende de planilhas para acompanhar projetos, registrar beneficiários e produzir relatórios, talvez seja hora de dar o próximo passo.