Instituto Água Viva centraliza dados e escala gestão

Em conversa com Carlinston Lima, presidente do Instituto Água Viva, entendemos como a organização passou a centralizar a gestão de dados de uma operação que já impactou mais de 180 mil vidas em mais de 1.800 comunidades de quatro estados (Bahia, Pernambuco, Piauí e Paraíba).

Neste artigo, você confere como o instituto saiu das planilhas separadas por área e o que essa mudança representou na rotina de gestão, prestação de contas e captação de recursos.

O Instituto Água Viva e o desafio de crescer em escala

O Instituto Água Viva atua desde 2015 apoiando famílias do sertão nordestino a se desenvolverem de forma integral, por meio de quatro pilares: educação, esportes, saúde e empreendedorismo social, além do trabalho com água que deu origem à organização. Ao longo de onze anos, essa atuação cresceu até alcançar a escala atual, o que trouxe um desafio comum a organizações desse porte: cada área da operação registrava seus dados de um jeito diferente.

"Chegamos a um nível de maturidade em que precisávamos ter uma ferramenta de gestão que iria compilar todos esses dados em um só lugar."

Carlinston Lima, presidente do Instituto Água Viva

Como era a gestão de dados antes da centralização

Antes da Bússola Social, cada um dos quatro pilares do instituto registrava suas informações separadamente, em planilhas próprias montadas por cada gestor. "Tínhamos reuniões periódicas com os times que estão em campo, e cada um trazia sua planilha de Excel. Só que, em determinado momento, entendemos que era necessário avançar", conta Carlinston.

O tamanho da operação tornava esse modelo cada vez mais difícil de sustentar. "Imagine gerenciar 1.800 comunidades, em quatro estados diferentes. Nossa operação logística é bem extensa", descreve. Sem um padrão comum entre os pilares, a equipe administrativa também tinha dificuldade para consolidar uma visão completa da operação e produzir dados estratégicos. Hoje, o dado, além de se manter visível, fica com um histórico dentro da operação da instituição.

Como foi a implantação da nova ferramenta de gestão

A adoção da plataforma exigiu uma mudança de rotina para uma equipe numerosa e distribuída por quatro estados. "No início, como toda mudança, gerou um receio, principalmente entre os colaboradores em campo, pois haveria mais informações a serem preenchidas", relata Carlinston. Com o tempo, no entanto, essa percepção se transformou: "Hoje percebemos que eles já reconhecem que essa mudança trará benefícios significativos no futuro."

O uso da ferramenta passou a ser obrigatório em todo o instituto, e a equipe mantém reuniões periódicas dedicadas a discutir o preenchimento e a evolução dos dados, com gestores da sede realizando videochamadas com as equipes em campo. "Estabelecemos essa prática como primordial. No entanto, mantemos um alto nível de exigência em relação à qualidade que buscamos alcançar", pontua o presidente, explicando que o instituto ainda trabalha para elevar o padrão de qualidade dos dados registrados.

O que mudou na rotina do instituto

O ganho mais citado foi a facilidade de acesso às informações em um único ambiente, sem a necessidade de consultar planilhas distintas para compor um panorama da operação. "Os dados estão centralizados em uma única ferramenta", explica. Esse avanço também beneficia a liderança do instituto, que passou a dispor de um único ambiente para consulta das informações de todos os pilares, sem depender de relatórios avulsos elaborados individualmente por cada gestor.

Outro ganho apontado foi a permanência dos dados. Anteriormente, o histórico de cada base social permanecia associado à pessoa responsável pela planilha. Atualmente, os dados permanecem acessíveis independentemente da permanência do colaborador na organização.

A centralização das informações também tem caminhado para apoiar a equipe de captação de recursos do instituto, composta por profissionais dedicados a leis de incentivo e ao relacionamento com empresas parceiras, que atuam em conjunto com o setor de controladoria na organização dos dados financeiros. Reunir os números dos quatro pilares em um único ambiente facilita a elaboração de apresentações para mantenedores e reforça a transparência que a organização busca demonstrar a seus apoiadores.

A escala da operação que o instituto passou a acompanhar de perto

Os números ajudam a entender por que a centralização de dados fazia diferença para o instituto. No pilar de educação, são 7.698 alunos em projetos de alfabetização, dança, inclusão digital e musicalização. No esporte, 4.997 alunos em 45 escolas apoiadas por 36 colaboradores. No empreendedorismo social, 12 projetos somam 14.577 beneficiados diretos e indiretos. E na saúde, 149.609 pessoas já foram atendidas por cinco vans odontológicas, com 1.608 próteses doadas.

O aprendizado por trás da profissionalização do instituto

Semanas antes da entrevista, o presidente do Instituto Água Viva, Carlinston Lima, participou de um evento com outras organizações do terceiro setor no Espírito Santo. Questionado sobre o que diferencia uma OSC capaz de crescer de forma sustentável, ele resumiu em uma frase:

"Não adianta ter uma missão inspiradora, um sonho admirável, se a instituição que trabalha com terceiro setor não focar no resultado. Para crescer é necessário se concentrar no resultado"

Carlinston Lima, presidente do Instituto Água Viva

É essa lógica que orienta a forma como o instituto compreende, atualmente, a gestão de dados: manter um sistema estruturado, capaz de sustentar decisões e a prestação de contas, sem deixar de lado o propósito que deu origem à organização. "É fundamental ter propósito, mas também é fundamental ter profissionalismo", resume o presidente do IAV.

Perguntas frequentes

Por que o Instituto Água Viva decidiu centralizar os dados da operação?

Porque a organização cresceu em escala e passou a precisar de uma ferramenta capaz de compilar, em um só lugar, os dados de todas as áreas. As planilhas separadas por pilar já não sustentavam a gestão de uma operação com 1.800 comunidades em quatro estados.

Como era a gestão de dados antes da centralização?

Cada pilar registrava suas informações em planilhas próprias, montadas por cada gestor. A equipe administrativa precisava consolidar dados de várias fontes para ter uma visão completa da operação.

O que mudou na rotina do instituto após a centralização dos dados?

A equipe passou a consultar todas as informações em um único ambiente, sem depender de relatórios avulsos ou de planilhas distintas. Isso facilitou o acesso, a visão geral da operação e o trabalho da liderança.

Qual foi o impacto da centralização no histórico das informações?

Antes, o histórico ficava preso à planilha e à pessoa responsável por ela. Agora, os dados permanecem acessíveis dentro da organização, independentemente da permanência do colaborador.

A centralização dos dados também ajuda na captação de recursos?

Sim. O artigo indica que a centralização vem apoiando a equipe de captação de recursos, especialmente nas frentes de leis de incentivo e relacionamento com empresas parceiras.