Monitoramento de projetos sociais: guia para empresas

O monitoramento de projetos sociais é necessário para garantir que os recursos investidos sejam utilizados corretamente. Porém, é comum que as equipes responsáveis pela área social de uma empresa tenham dificuldade em acompanhar o andamento do projeto apoiado e, consequentemente, apresentar os resultados para diretorias e parceiros.

Neste artigo, você vai entender os principais aspectos que sua empresa deve considerar durante o monitoramento e como esse processo deve ser organizado para que ocorra de forma eficiente.

Por que sua empresa deve acompanhar os projetos que apoia

O monitoramento dos projetos permite que a empresa acompanhe de perto o desenvolvimento das iniciativas, identifique eventuais problemas ou desafios e tome medidas de ajustes quando necessário.

Além disso, o monitoramento contínuo ajuda a empresa a avaliar se seus recursos estão sendo utilizados de forma eficiente e se estão gerando os resultados esperados. Dessa forma, realizar esse acompanhamento é essencial para garantir a transparência, eficácia e sustentabilidade das iniciativas de responsabilidade social da empresa.

Aspectos que você deve considerar no monitoramento de projetos sociais

1 – Metodologia, objetivos e metas

O sucesso de um projeto social começa na clareza dos objetivos. É bastante comum nos depararmos com projetos bem redigidos e carregados pelas melhores intenções, mas que não deixam claro qual a situação-problema que está sendo enfrentada. Então, antes de investir em um projeto, sempre cheque novamente se os objetivos parecem possíveis e claros.

No entanto, caso seu projeto social já tenha começado e os primeiros repasses já tenham sido realizados, não tenha medo de voltar e discutir alguns objetivos específicos para o melhor andamento. Tente realizar o quanto antes, assim você evita desperdícios de recursos e tempo das pessoas envolvidas.

Lembre-se: toda a modificação exige um grande cuidado. O primeiro cuidado é deixar alinhado o entendimento entre as partes envolvidas e o segundo, e importantíssimo, o objetivo principal proposto deve continuar o mesmo.

Em geral, uma boa maneira de avaliar o projeto é verificar se os pontos listados abaixo estão presentes na proposta e bem explicados:

• Objetivo geral a ser alcançado com o plano de ações;
• Lista de ações e atividades a serem executadas;
• Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
• Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
• Responsável pela execução de cada ação;
• Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
• Riscos previstos na execução e os seus respectivos planos de contingência.

Saiba como selecionar projetos através de um edital, neste artigo

2 – Comunicação

A falta de comunicação é um dos maiores obstáculos para o sucesso de qualquer projeto. Para se ter uma ideia do quanto a comunicação falha pode influenciar nessa área, podemos exemplificar um levantamento feito pelo Project Management Institute Brasil (PMI), com 300 empresas de grande porte. Ao menos 76% dos fracassos em projetos foram cometidos, justamente, devido às falhas de transmissão de informações.

Desta forma, saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos para gerir a comunicação:

• Estabeleça quais os canais serão usados (e-mail, sistema de gestão, chats)
• Padronize a periodicidade (diária, semanal, mensal, trimestral...)
• Faça reuniões de acompanhamento (deixe algumas agendas para as reuniões)
• Comunicação dos resultados (defina como e quando serão divulgados, uma boa alternativa é o uso de relatórios sociais)

É importante para o investidor criar rotinas para abordar os pontos do projeto junto à executora, evitando desinformação e assim criar um clima agradável de trabalho.

3 – Cronograma em parceria com a OSC

O investidor deve acompanhar e participar do cronograma de ações, sendo informado quando cada etapa for iniciar e finalizar. Para cada tarefa, devem ser especificadas duração, metodologia e responsável.

Considere avaliar no cronograma se as tarefas podem ser realizadas simultaneamente, se os prazos são realistas e se estão de acordo com o objetivo geral do projeto. Além disso, é importante que cada parte da equipe disponibilize telefone e e-mail para eventuais contatos.

4 – Riscos

Um projeto bem elaborado deve também apresentar possíveis eventualidades durante a efetivação dos trabalhos. A OSC deve possuir uma lista de fatores de risco e um plano de como lidar com essas adversidades, caso ocorram. Todo o trabalho deve ter um monitoramento, com os dados em backup frequente. O gerente do projeto deve explicar quais pontos são mais propensos a apresentar problemas e planos para correções.

Sabemos que o mundo não é perfeito, riscos previstos e imprevistos acontecem. Caso um risco que foi previsto aconteça, o melhor é verificar o que foi acordado inicialmente no projeto e tomar a ação. Como alguns pontos no projeto podem ter mudado com o tempo, é interessante fazer uma nova análise e verificar se a ação prevista ainda é válida.

Abaixo segue uma lista de riscos mais comuns em projetos sociais:

• Perder recursos humanos, sejam contratados ou voluntários;
• Não haver engajamento das famílias e da comunidade;
• Perder parcerias estratégicas;
• Falta de comprometimento da equipe;
• Falta de metodologia de intervenção clara, o projeto fica como um barco sem rumo;
• Ficar sem recursos durante o andamento do projeto social;
• Gerar dependência da comunidade em relação ao projeto;

5 – Área de trabalho

Os investidores devem ser informados em quais locais o projeto está sendo executado. Visitas de campo e acompanhamento devem estar descritos nos relatórios de trabalho (fotos, vídeos). Cada membro da equipe deve estar devidamente caracterizado com uniformes e identificação.

6 – Prestação de contas

A prestação de contas deve ser a mais clara e didática possível. Como o projeto ainda está em andamento, valores devem ser divulgados de forma parcial. Receitas como doações e eventos devem ser discriminadas mês a mês. As despesas com serviços operacionais, website, eventos e ações, redes e pessoal também precisam estar descritas.

Neste artigo, você vai entender como a sua empresa deve monitorar a prestação de contas.

Esta prestação deve ser publicada no site da instituição ou como publicação legal em jornais de circulação na região onde a OSC atua.

Como elaborar uma metodologia para o monitoramento de projetos sociais

Elaborar uma metodologia para o monitoramento de projetos sociais requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. O time de especialistas da Bússola Social sugere algumas etapas que sua empresa pode adotar:

1. Defina os objetivos do monitoramento: Estabeleça claramente quais são os objetivos do monitoramento. Isso pode incluir acompanhar o progresso do projeto, avaliar o impacto das atividades, identificar problemas e oportunidades de melhoria, entre outros.
2. Identifique os indicadores de desempenho: Determine quais são os indicadores-chave que serão usados para medir o progresso e o impacto do projeto. Você pode adotar, por exemplo, o SROI (Social Return on Investment) e entender mais sobre como adotar essa métrica lendo este artigo.
3. Escolha os métodos de coleta e análise de dados: Defina quais métodos serão utilizados para coletar os dados necessários para monitorar os indicadores de desempenho. O mais comum é analisar os relatórios de atividades e de prestação de contas que devem ser fornecidos pela organização que recebeu o recurso.
4. Defina a frequência de coleta e análise de dados: Determine com que frequência os dados serão coletados e analisados e quem será responsável por essa tarefa. É importante garantir que os dados sejam coletados de forma regular e consistente ao longo do projeto.
5. Comunique os resultados: Compartilhe os resultados do monitoramento com todas as partes interessadas relevantes, incluindo a equipe responsável pela área social e outros parceiros. Isso irá gerar transparência e permitirá que todos acompanhem o progresso do projeto.
6. Aplique ajustes: Com base nos resultados do monitoramento, faça os ajustes necessários no projeto para garantir que ele continue avançando na direção certa e alcançando seus objetivos.

Dicas para apresentar os resultados do investimento social para diretorias e parceiros

Apresentar os resultados do investimento social para diretorias e parceiros é fundamental para justificar o uso dos recursos para que continuem sendo oferecidos. Além disso, também é uma forma de demonstrar o impacto das iniciativas e garantir a transparência e fortalecimento da imagem de uma empresa. Nosso time listou algumas dicas sobre como fazer isso de forma eficaz:

1. Prepare relatórios: Apresente os resultados de forma clara e concisa, usando gráficos, tabelas e infográficos sempre que possível para tornar as informações mais acessíveis e fáceis de entender.
2. Destaque os principais indicadores de desempenho: Identifique os indicadores-chave que são mais relevantes e destaque-os em seu relatório. Isso permite que os tomadores de decisão identifiquem rapidamente os principais pontos de sucesso e áreas que precisam de atenção.
3. Contextualize os resultados: Forneça contexto para os resultados apresentados, explicando o que eles significam em termos do impacto social gerado e como isso se relaciona com os objetivos organizacionais e as metas de responsabilidade social da empresa.
4. Apresente histórias de sucesso: Use exemplos e histórias de sucesso para ilustrar o impacto do investimento social na vida das pessoas e nas comunidades. Isso torna os resultados mais tangíveis e convincentes.
5. Estabeleça metas futuras: Defina metas e objetivos futuros com base nos resultados apresentados. Isso mostra que você está pensando adiante e continuamente buscando maneiras de melhorar e expandir o impacto social das iniciativas.

Aprenda a definir metas para o investimento social, neste artigo.

Como a Bússola Social facilita o monitoramento de projetos sociais

A plataforma da Bússola Social permite que empresas investidoras realizem o monitoramento contínuo dos projetos apoiados com facilidade, organização, transparência e controle em todas as etapas:

• Mapa de projetos: visualize projetos recebidos e selecionados por região, área de atuação, tamanho das organizações, entre outros.
• Monitoramento: acompanhe todos os projetos apoiados através de informações como projetos em realização, ações planejadas, ações executadas, ações atrasadas, percentual de evolução, resultados esperados, desempenho, entre outras.
• Relatórios: gere relatórios contendo status do projeto, ações realizadas, relato da realização, fotos enviadas, entre outras.
• Prestação de contas: acesse valores previstos, repassados, executados de forma atualizada em todos os editais e projetos apoiados.