O monitoramento de projetos sociais é necessário para garantir que os recursos investidos sejam utilizados corretamente. Porém, é comum que as equipes responsáveis pela área social de uma empresa tenham dificuldade em acompanhar o andamento do projeto apoiado e consequentemente apresentar os resultados para diretorias e parceiros.
Neste artigo, você vai entender os principais aspectos que sua empresa deve considerar durante o monitoramento e como esse processo deve ser organizado para que ocorra de forma eficiente.
O monitoramento dos projetos permite que a empresa acompanhe de perto o desenvolvimento das iniciativas, identifique eventuais problemas ou desafios e tome medidas de ajustes quando necessário.
Além disso, o monitoramento contínuo ajuda a empresa a avaliar se seus recursos estão sendo utilizados de forma eficiente e se estão gerando os resultados esperados. Dessa forma, realizar esse acompanhamento é essencial para garantir a transparência, eficácia e sustentabilidade das iniciativas de responsabilidade social da empresa.
O sucesso de um projeto social começa na clareza dos objetivos. É bastante comum nos depararmos com projetos bem redigidos e carregados pelas melhores intenções, mas que não deixam claro qual a situação-problema que está sendo enfrentada. Então antes de investir em um projeto sempre cheque novamente se os objetivos parecem possíveis e claros.
No entanto, caso seu projeto social já tenha começado e os primeiros repasses já tenham sido realizados, não tenha medo de voltar e discutir alguns objetivos específicos para o melhor andamento. Tente realizar o quanto antes, assim você evita desperdícios de recursos e tempo das pessoas envolvidas.
Lembre-se: toda a modificação exige um grande cuidado. O primeiro cuidado é deixar alinhado o entendimento entre as partes envolvidas e o segundo, e importantíssimo, o objetivo principal proposto deve continuar o mesmo.
Em geral, uma boa maneira de avaliar o projeto é verificar se os pontos listados abaixos estão presentes na proposta e bem explicados :
A falta de comunicação é um dos maiores obstáculos para o sucesso de qualquer projeto. Para se ter uma ideia do quanto a comunicação falha pode influenciar nessa área, podemos exemplificar um levantamento feito pelo Project Management Institute Brasil (PMI), com 300 empresas de grande porte. Ao menos 76% dos fracassos em projetos foram cometidos, justamente, devido às falhas de transmissão de informações.
Desta forma, saber o que divulgar, como divulgar, para quem divulgar, a periodicidade e o meio de comunicação são componentes básicos para gerir a comunicação:
É importante para o Investidor criar rotinas para abordar os pontos do projeto junto à executora, evitando desinformação e assim criar um clima agradável de trabalho.
O investidor deve acompanhar e participar do cronograma de ações, sendo informado quando cada etapa for iniciar e finalizar. Para cada tarefa, devem ser especificadas duração, metodologia e responsável.
Considere avaliar no cronograma se as tarefas podem ser realizadas simultaneamente, se os prazos são realistas e se estão de acordo com o objetivo geral do projeto. Além disso, é importante que cada parte da equipe disponibilize telefone e e-mail para eventuais contatos.
Um projeto bem elaborado deve também apresentar possíveis eventualidades durante a efetivação dos trabalhos. A OSC deve possuir uma lista de fatores de risco e um plano de como lidar com essas adversidades, caso ocorram. Todo o trabalho deve ter um monitoramento, com os dados em backup frequente. O gerente do projeto deve explicar quais pontos são mais propensos a apresentar problemas e planos para correções.
Sabemos que o mundo não é perfeito, risco previstos e imprevistos acontecem. Caso um risco que foi previsto aconteça, o melhor é verificar o que foi acordado inicialmente no projeto e tomar a ação. Como alguns pontos no projeto podem ter mudado com o tempo, é interessante fazer uma nova análise e verificar se a ação prevista ainda é válida.
Abaixo segue uma lista de riscos mais comuns em projetos sociais:
Os investidores devem ser informados em quais locais o projeto está sendo executado. Visitas de campo e acompanhamento devem estar descritos nos relatórios de trabalho (fotos, vídeos). Cada membro da equipe deve estar devidamente caracterizado com uniformes e identificação.
A prestação de contas deve ser a mais clara e didática possível. Como o projeto ainda está em andamento, valores devem ser divulgados de forma parcial. Receitas como doações e eventos devem ser discriminados mês a mês. As despesas com serviços operacionais, website, eventos e ações, redes e pessoal, também precisam estar descritos.
Esta prestação deve ser publicada no site da instituição ou como publicação legal em jornais de circulação na região onde a OSC atua.
Elaborar uma metodologia para o monitoramento de projetos sociais requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. O time de especialistas da Bússola Social sugere algumas etapas que sua empresa pode adotar: :
Apresentar os resultados do investimento social para diretorias e parceiros é fundamental para justificar o uso do recursos para que continuem sendo oferecidos. Além disso, também é uma forma de demonstrar o impacto das iniciativas e garantir a transparência e fortalecimento da imagem de uma empresa. Nosso time listou algumas dicas sobre como fazer isso de forma eficaz:
A plataforma da Bússola Social permite que empresas investidoras realizem o monitoramento contínuo dos projetos apoiados com facilidade, organização, transparência e controle em todas as etapas: