A prestação de contas de uma empresa privada, órgão público ou OSC, demonstra o comprometimento com sua gestão e vai muito além da divulgação de receitas e despesas. Para uma OSC que depende de aporte financeiro, a divulgação e o controle de custos é primordial para manter a parceria e almeja novos projetos.
Ter transparência das suas contas é um dever. A prestação de contas deve ser divulgada para os próprios associados, colaboradores, beneficiários do projeto, financiadores e poder público. Mas o que deve ser de conhecimento público, além de dados financeiros?
Estatuto
Toda OSC deve ter um estatuto. Após a organização dos fundadores, deve ser definida a finalidade, objetivos, funcionamento, estrutura, regras e obrigações. Todas estas informações devem ser aprovadas em Assembleia Constitutiva e registrada em cartório.
Documentos
Alvarás, contratos, termos de parceria e convênios e documentação financeira, devem estar acondicionados de forma segura. Caso a OSC deseje, pode disponibilizar cópias digitalizadas ou autenticadas em cartório, evitando manuseio excessivo dos originais.
Certidões
As certificações são títulos concedidos garantindo a idoneidade da OSC. Com elas são obtidas isenções de tributos e denotam que a organização está em dia com suas obrigações legais. Elas podem ser federais, estaduais e municipais.
Relatório de atividades
As atividades propostas pela OSC devem estar em conformidade com seu estatuto. Eles devem informar a origem dos recursos, como a equipe irá desenvolver o projeto, relatar qual a infraestrutura desenvolvida e ações.
É de suma importância a identificação do público-alvo, ressaltando os resultados alcançados. A divulgação deve ser por meio de folders, boletins informativos, murais e internet. A OSC deve manter uma página atualizada.
Documentação Contábil
Manter as contas em dia é essencial para que a OSC, tenha uma imagem ilibada perante os investidores. Os relatórios de desempenho mostram a saúde patrimonial e financeira da organização. Balanço Patrimonial (BP), Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Demonstrativo de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), Fluxo de caixa e Notas Explicativas (trabalhistas, tributários e previdenciários).
Inventário Patrimonial
Documento que enumera todos os bens da OSC, móveis e imóveis. O controle de patrimônio deve ser devidamente numerado com etiquetas de identificação. Informações como data de compra, quantidade (caso de bens repetidos) e valor precisam estar discriminados. Bens de terceiros ou que fiquem em poder da OSC em períodos de tempo, também precisam ser discriminados.
Conselho Fiscal
Responsável pela fiscalização das ações da OSC, o conselho fiscal é primordial no organograma da instituição. Suas atribuições vão da análise do sistema financeiro, participar das ações e acolhimento dos relatórios anuais.
Auditoria
A OSC pode solicitar a auditoria de suas contas. O procedimento deve ser realizado por um contador independente registrado no conselho regional de contabilidade. O profissional fará um levantamento apontando riscos e soluções, caso a OSC esteja enfrentando problemas financeiros.
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