Como centralizar e acessar todos os dados da sua ONG em um só lugar

A gestão eficiente de uma ONG depende da capacidade de organizar, monitorar e acessar informações de forma ágil. Centralizar dados em um só lugar não apenas facilita a tomada de decisões como também melhora a transparência e o planejamento estratégico. 

Neste artigo, você vai entender a importância dessa prática, as ferramentas gratuitas que podem ajudar e quais informações são essenciais para sua ONG.

Por que você deve centralizar os dados da sua ONG em um só lugar 

Centralizar os dados da sua ONG é uma estratégia indispensável para garantir eficiência e organização no dia a dia. Listamos os principais motivos para adotar essa prática:

  1. Facilidade de acesso: quando os dados estão organizados em um único local, fica mais fácil para a equipe consultá-los e utilizá-los, especialmente em momentos críticos.
  2. Agilidade na tomada de decisões: com informações organizadas, é possível identificar tendências e resolver problemas rapidamente.
  3. Redução de erros: dados dispersos podem gerar duplicidades ou informações inconsistentes, prejudicando a confiabilidade das decisões.
  4. Transparência e prestação de contas: ter os dados centralizados facilita a criação de relatórios detalhados e confiáveis para doadores e parceiros.
  5. Melhor comunicação interna: uma base de dados centralizada garante que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações, alinhando esforços.

Como centralizar os dados da sua ONG em um só lugar utilizando ferramentas gratuitas

Nem sempre é necessário investir em ferramentas caras para organizar os dados da sua ONG. Muitas plataformas gratuitas ou de baixo custo podem atender às suas necessidades. Nossa equipe listou algumas etapas e ferramentas que você pode utilizar:

1. Escolha a ferramenta certa

Avalie as opções disponíveis e escolha uma ferramenta que atenda às demandas específicas da sua ONG. Algumas opções gratuitas são:

  • Google Workspace (Google Sheets e Google Drive): ideal para organizar documentos, planilhas financeiras e listas de contatos.
  • Trello ou Asana: perfeitas para gerenciar projetos e prazos.
  • Airtable: combina a simplicidade de planilhas com funcionalidades de banco de dados.

2. Estruture os dados antes da centralização

  • Crie categorias claras, como dados financeiros, informações de beneficiários e projetos em andamento.
  • Renomeie arquivos para facilitar a busca, utilizando uma nomenclatura padronizada.
  • Elimine duplicidades e arquivos desatualizados para evitar confusão.

3. Implante uma rotina de atualização

  • Defina um responsável para monitorar e atualizar os dados.
  • Estabeleça prazos para revisões periódicas, como mensal ou trimestral.

4. Capacite sua equipe

  • Realize treinamentos para ensinar como utilizar as ferramentas escolhidas.
  • Certifique-se de que todos entendem a importância de registrar e consultar os dados corretamente.

Principais dados da sua ONG que você deve centralizar e acessar com facilidade

Para aproveitar ao máximo uma base de dados centralizada, é importante definir quais informações devem estar disponíveis.Para te ajudar, listamos os principais tipos de dados a que devem ser monitorados em uma ONG:

1. Dados financeiros

  • Relatórios de receitas e despesas.
  • Planilhas de orçamento por projeto.
  • Comprovantes fiscais e documentos contábeis.

2. Dados de beneficiários

  • Nome, contato e perfil dos beneficiários atendidos.
  • Histórico de atendimento ou suporte fornecido.
  • Necessidades ou feedback dos beneficiários.

3. Informações sobre doadores e parceiros

  • Contatos e preferências dos doadores.
  • Histórico de contribuições.
  • Contratos e acordos firmados com parceiros.

4. Indicadores de impacto social

  • Número de pessoas atendidas.
  • Resultados qualitativos, como histórias de impacto.
  • Resultados quantitativos, como aumento de renda ou escolaridade dos beneficiários.

5. Documentação legal

  • Estatuto da ONG.
  • CNPJ, alvarás e certidões negativas.
  • Relatórios de auditoria e prestação de contas.

Lembre-se: organizar esses dados de forma acessível ajudará sua ONG a ser mais eficiente, confiável e preparada para enfrentar desafios.

Problemas que a desorganização de dados podem gerar na sua ONG

Não centralizar informações pode trazer consequências graves para a gestão da ONG, como:

  1. Perda de informações importantes
    Arquivos dispersos e falta de backup podem resultar na perda de dados cruciais, como históricos financeiros ou contatos de doadores.
  2. Dificuldade na prestação de contas
    A falta de organização dificulta a elaboração de relatórios detalhados para doadores, comprometendo a confiança na sua ONG.
  3. Baixa produtividade da equipe
    Sem um sistema centralizado, os colaboradores perdem tempo buscando informações em diferentes fontes.
  4. Risco de não conformidade legal
    Documentos legais desatualizados ou inacessíveis podem colocar sua ONG em situação de risco com órgãos fiscalizadores.
  5. Dificuldade na captação de recursos
    Doadores esperam relatórios claros e confiáveis. Dados desorganizados comprometem a capacidade de demonstrar impacto social.

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A plataforma da Bússola Social oferece recursos que possibilitam o acompanhamento das atividades realizadas e a gestão organizada dos dados dos beneficiários. Com funcionalidades como relatórios de oficinas e eventos, registro da participação individual, monitoramento dos atendimentos e acesso ao histórico completo dos beneficiários, as OSCs podem obter uma visão ampla de suas operações. 

Além disso, a plataforma fornece insights sobre o perfil dos atendidos e o impacto das ações da organização, facilitando a tomada de decisões estratégicas e o aprimoramento contínuo dos serviços oferecidos.

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