A gestão de projetos no terceiro setor deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade estratégica. Com um número cada vez maior de organizações da sociedade civil disputando os mesmos recursos e investidores, quem sai na frente é aquela organização que consegue demonstrar controle, organização e propriedade sobre os dados do seu trabalho.
O começo do ano, em especial após o carnaval, representa o momento perfeito para estruturar o planejamento de projetos sociais. É a janela de tempo em que gestores precisam decidir entre duas opções: retomar o projeto de onde pararam no ano anterior, com todas as dificuldades acumuladas, ou investir tempo e energia em um planejamento sólido que vai sustentar a execução ao longo dos doze meses seguintes.
Essa escolha tem impacto direto não apenas no dia a dia da equipe, mas na reputação da organização perante seus investidores e parceiros. Gestão não é gasto: é investimento.
Quando uma organização começa seus projetos sem um planejamento estruturado, os problemas aparecem de forma gradual. No início, o impacto parece pequeno: dados coletados de formas diferentes, informações registradas parte em planilha e parte no papel, cadastros incompletos, processos que são definidos conforme a demanda surge.
Ao longo dos meses, essas lacunas se acumulam. A equipe trabalha muito, os papéis se empilham, as planilhas se multiplicam e a sensação é de que há informação em abundância. Só que na hora de montar o relatório de prestação de contas, o que era aparentemente farto se revela insuficiente. Dados de fevereiro estão faltando. A pesquisa de satisfação que deveria ter sido aplicada no meio do projeto não foi feita no momento certo e agora não tem mais como recuperar, porque aquela pessoa já passou por um processo de aprendizado que vai influenciar qualquer resposta que ela der hoje.
O volume de informação, por si só, não garante nada. Um relatório de 60 páginas pode ser muito menos completo do que um de 20 páginas bem estruturado, com metas monitoradas e resultados documentados no prazo certo. O que define a qualidade de um relatório não é a quantidade de páginas, mas a precisão e a consistência dos dados apresentados ao longo do projeto.
Essa falta de organização gera retrabalho, desgaste da equipe, atraso na entrega para investidores e, o que é mais grave, menor visibilidade sobre o impacto real que a organização está gerando.
O cronograma é o mapa do projeto. Ele precisa registrar quais são as atividades que devem ser executadas, quem são os responsáveis por cada uma delas e em qual prazo cada etapa precisa estar concluída. Sem esse mapeamento, a equipe reage ao que surge em vez de executar o que foi planejado. O projeto perde ritmo e cada imprevisto exige uma quantidade desproporcional de energia para ser resolvido.
A estrutura financeira do projeto precisa estar organizada em categorias e subcategorias desde o início. Isso inclui definir qual é o planejamento mensal de gastos, até que ponto o projeto pode comprometer recursos e a partir de qual momento é necessário preservar o saldo para garantir que o projeto chegue ao final de forma sustentável. Ter essa visão antecipada evita surpresas financeiras que comprometem a execução nas etapas finais.
Metas precisam ser definidas antes do projeto começar, não durante. Quando a organização só começa a pensar em indicadores no meio da execução, ela acaba monitorando apenas aquilo que consegue encontrar no caminho, e não o que foi combinado com o investidor ou o que de fato demonstra o impacto do trabalho.
Metas mensuráveis permitem que a organização apresente resultados concretos, negocie com investidores de forma mais sólida e identifique com rapidez quando algo está fora do rumo planejado. Itens como ganho de autoestima, frequência, aprendizado, mudança de comportamento, todos podem ser transformados em indicadores desde que haja metodologia e processo de coleta bem definidos desde o início.
Todo projeto tem riscos previsíveis. A gestão de riscos consiste em olhar para o histórico de projetos anteriores, identificar o que já aconteceu, o que pode acontecer novamente e o que ainda não ocorreu, mas representa uma ameaça possível.
Para cada risco identificado, a organização deve ter uma medida mitigadora ou de controle. Um evento a céu aberto em época de chuvas precisa ter um plano B. Uma atividade que depende de um único membro da equipe precisa ter um substituto ou um protocolo de continuidade. Antecipar essas situações transforma riscos em variáveis gerenciáveis em vez de crises que consomem tempo e recursos no momento mais crítico do projeto.
Um dos maiores desafios na gestão de projetos no terceiro setor é garantir que todos os membros da equipe registrem as informações da mesma forma, no mesmo lugar e com os mesmos critérios. Quando cada educador, assistente social ou coordenador decide como vai registrar os dados, o resultado é um banco de informações fragmentado que não permite uma visão consolidada do projeto.
A padronização dos registros precisa ser uma decisão da gestão, comunicada com consistência no dia a dia da equipe, até que se torne uma prática natural do trabalho. Isso exige repetição, acompanhamento e reforço constante, especialmente no início.
Além disso, a equipe precisa compreender que os dados que ela gera não pertencem a ela individualmente. Eles pertencem à organização. Cada registro feito por um educador ou técnico faz parte de um conjunto maior de informações que, quando bem gerenciado, serve para demonstrar o impacto do trabalho a novos investidores, renovar parcerias existentes e fortalecer a credibilidade institucional.
Quando um membro da equipe sai da organização e leva as informações com ele, isso representa um risco institucional. A solução é garantir que os dados estejam sempre centralizados em sistemas que pertencem à organização, com controles de acesso e permissões bem definidos, de modo que a saída de qualquer pessoa não comprometa a continuidade dos registros.
No terceiro setor, a reputação de uma organização é construída, em grande parte, pela qualidade dos dados que ela apresenta. Um investidor que mantém uma carteira com múltiplas organizações toma suas decisões com base no que está documentado, no que foi entregue dentro do prazo e no que demonstra controle e seriedade na gestão.
Pedir prazo adicional para entregar um relatório, enviar informações incompletas ou substituir os dados combinados por material não solicitado são atitudes que corroem a credibilidade da organização ao longo do tempo. A dificuldade de conquistar um novo investidor é muito maior do que a de manter um investidor que já conhece e acredita no trabalho da organização. Por isso, cultivar essa relação com transparência, pontualidade e consistência nas entregas é uma das formas mais sólidas de garantir a sustentabilidade financeira de um projeto social.
Dados bem organizados permitem que a organização apresente o seu trabalho com propriedade, responda a perguntas com agilidade e demonstre o retorno sobre o investimento feito pelo parceiro. Isso inclui indicadores que vão além dos números de atendidos, como mudanças comportamentais, evolução de competências e transformações percebidas pelos beneficiários ao longo do projeto.
Ferramentas de gestão digitais podem transformar a forma como organizações sociais acompanham seus projetos. Com um sistema centralizado, é possível ter uma visão geral de todos os projetos em andamento, acompanhar o cumprimento de metas em tempo real, delegar responsabilidades com clareza e gerar relatórios por projeto ou por investidor.
A tecnologia também resolve o problema da dependência de pessoas específicas. Quando os dados ficam registrados em um sistema com controles de acesso bem definidos, a saída de um colaborador não implica a perda de informações. Um novo profissional pode assumir e ter acesso ao histórico completo, dentro dos limites de confidencialidade necessários para cada função.
O uso de planos de ação dentro dessas plataformas permite que a gestão distribua tarefas, acompanhe o progresso de cada ação e identifique gargalos antes que eles se tornem problemas maiores. Isso reduz a necessidade de cobranças constantes, porque o sistema oferece visibilidade automática sobre o que foi feito e o que ainda está pendente.
No início, algum nível de acompanhamento e cobrança vai continuar sendo necessário. Isso faz parte do processo de mudança cultural dentro de uma equipe. Com o tempo e com a consolidação da rotina de registros, a equipe passa a incorporar essas práticas de forma orgânica, reduzindo o esforço de gestão e aumentando a qualidade das informações coletadas.
Este artigo foi produzido com base no webinar "Gestão sem Improviso" com Camila Sobreira e Gabriel Bernardo, promovido pela Bússola. Assista completo aqui.