O início de semestre marca a volta das atividades para muitas ONGs. Preparar-se adequadamente é fundamental para garantir uma retomada assertiva e organizada. Aprenda neste artigo o que sua ONG precisa organizar nesse período e como a Bússola Social pode apoiar a gestão de projetos sociais.
O que a ONG precisa organizar para retomada das atividades
Revisão dos objetivos:
Para a retomada das atividades, a ONG deve priorizar a revisão dos objetivos estabelecidos anteriormente. Isso envolve uma análise crítica para garantir que tais metas permaneçam relevantes e estejam alinhadas à missão central da organização. Caso seja necessário, ajustes devem ser feitos para refletir as mudanças no cenário social ou para melhor direcionar os esforços da equipe. Para isso, reúna os colaboradores e liste alguns pontos como:
- Quais objetivos a ONG queria ter alcançado?
- Quais foram alcançados? Quais não foram?
- Quais ações trouxeram resultado? Quais não trouxeram?
- Quais processos correram bem? Quais precisam melhorar?
Equipe e voluntários:
Avaliar a disponibilidade dos funcionários e voluntários é fundamental para o planejamento eficaz das atividades ao longo do ano. Atualizar os cadastros da equipe, incluindo suas habilidades e experiências, proporciona uma visão detalhada dos recursos disponíveis. Promover treinamentos específicos, se identificado como necessário durante a avaliação, é uma estratégia para aprimorar as competências da equipe, garantindo um desempenho eficiente nas atividades propostas. Realize reuniões e colete feedbacks, você pode perguntar alguns pontos como:
- O colaborador tem clareza sobre suas funções;
- O que pode ser melhorado na comunicação entre as equipes;
- O colaborador tem dificuldades técnicas para desempenhar suas funções;
- Quais treinamentos e capacitações podem ajudar os times.
Orçamento:
A revisão e ajuste do orçamento anual são passos cruciais para assegurar a sustentabilidade financeira da ONG. Isso envolve uma análise cuidadosa dos gastos planejados, levando em consideração as doações esperadas e eventuais parcerias estratégicas. Um orçamento bem estruturado é essencial para evitar surpresas financeiras, permitindo que a organização esteja preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades ao longo do ano. A transparência na gestão financeira contribui para a confiança dos doadores e parceiros. Lembre-se de levantar dados como:
- Custo por atendimento;
- Custo do projeto;
- Como os recursos foram distribuídos;
- Gastos com materiais;
- Gasto com a infraestrutura.
Como preparar sua ONG para retomar as atividades depois das férias
- Análise do semestre/ano anterior: olhar para trás permite ter uma visão estratégica para orientar sua equipe na tomada de decisões. Em outras palavras, a organização pode consolidar e expandir práticas positivas anteriores, implementar soluções para desafios já existentes, identificar áreas de melhoria e oferecer à equipe a chance de inovar e aprimorar continuamente, promovendo um ciclo de aprendizado constante. Por exemplo, caso a organização tenha enfrentado desafios na captação de recursos, a análise pode revelar estratégias que foram eficazes, permitindo a implementação de soluções semelhantes para antecipar futuros desafios financeiros.
- Organização de documentos: a organização de documentos, cadastros e registros de presença é o aspecto principal da gestão eficiente de uma ONG. Manter o perfil dos alunos atualizado é como ter um mapa detalhado das necessidades e progressos de cada indivíduo. Isso permite que a equipe ofereça suporte personalizado, direcionando seus esforços de maneira mais eficaz. Para projetos de educação, por exemplo, os registros que documentam desafios individuais, como dificuldades de aprendizado ou questões pessoais, permitem que a equipe ofereça apoio personalizado. Se um aluno enfrenta dificuldades em uma disciplina específica, a ONG pode direcionar recursos adicionais para auxiliá-lo.
- Infraestrutura e materiais: garantir um espaço físico funcional e a aquisição de materiais educacionais são passos que irão impactar nas operações da ONG. Um ambiente físico adequado proporciona não apenas um espaço para atividades, mas um local que inspira aprendizado. Isso é especialmente significativo para organizações educacionais, onde a qualidade do espaço pode influenciar diretamente a experiência do aluno. Da mesma forma, a aquisição de materiais educacionais não só enriquece o processo de aprendizado, mas também fornece as ferramentas necessárias para o desenvolvimento eficaz das atividades planejadas. Esses passos concretos contribuem para a construção de uma base sólida para o sucesso das atividades educacionais.
- Comunicação eficiente: manter um canal aberto e transparente de diálogo com a equipe e voluntários é essencial. Isso envolve informar sobre as expectativas e objetivos para o novo semestre ou ano, compartilhar detalhes sobre eventos planejados e estabelecer metas claras a serem alcançadas. A comunicação eficaz cria um ambiente coeso e alinhado, onde todos compreendem seu papel na busca dos objetivos da organização. Por exemplo, a ONG pode enviar um boletim mensal que destaca o progresso alcançado, reconhece o trabalho dedicado da equipe e fornece informações sobre próximas iniciativas.
- Captação de recursos: no retorno às atividades, é fundamental estabelecer planos claros nesse sentido. Isso pode incluir a organização de eventos beneficentes, a busca por novas parcerias ou a implementação de campanhas online. A diversificação das fontes de recursos contribui para a estabilidade financeira da ONG, reduzindo a dependência de uma única fonte e aumentando a resiliência diante de possíveis desafios. Uma dica é estabelecer parcerias com empresas locais, como restaurantes, lojas ou prestadores de serviços. Pode-se criar acordos onde uma porcentagem das vendas seja destinada à ONG ou onde a empresa apoie eventos específicos e receba contrapartidas.
5 indicadores para acompanhar ao longo do ano
- Frequência dos beneficiários nas atividades: avaliar a frequência dos beneficiários nas atividades propostas pela ONG é um indicador direto do engajamento da comunidade atendida. Este indicador proporciona insights sobre a relevância e impacto percebido pelos beneficiários, permitindo ajustes nas estratégias para melhor atender às suas necessidades. A frequência também pode ser um reflexo da eficácia das abordagens de divulgação e da qualidade das atividades oferecidas, contribuindo para aprimoramentos contínuos ao longo do ano.
- Impacto social: estabelecer métricas tangíveis para medir o impacto dos projetos na comunidade atendida é fundamental. Essas métricas podem incluir indicadores como melhoria nas condições de vida, níveis educacionais elevados, empoderamento da comunidade, entre outros. A mensuração do impacto social não apenas valida o trabalho da ONG, mas também proporciona uma visão clara do alcance das ações, contribuindo para uma tomada de decisão mais informada e direcionada.
- Satisfação dos beneficiários: medir a satisfação dos beneficiários é um indicador fundamental. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de feedback ou avaliações diretas. Avaliar a percepção dos beneficiários em relação aos serviços prestados pela ONG é crucial para ajustar as abordagens e garantir que as necessidades da comunidade estejam sendo atendidas de maneira eficaz.
- Eficiência operacional: a eficiência operacional é um indicador que reflete a capacidade da ONG de utilizar seus recursos de maneira eficaz. Acompanhar indicadores como a relação custo-benefício, a utilização de voluntários e a otimização de processos internos contribui para uma gestão mais eficiente.
- Retenção de parceiros e colaboradores: a retenção de parceiros e colaboradores é um indicador de relacionamento e comprometimento a longo prazo. Acompanhar a satisfação e a continuidade dessas relações é essencial para garantir parcerias duradouras e contribuir para a estabilidade organizacional.
Retomada das atividades: boas práticas para sua ONG começar de forma assertiva e organizada
- Estabeleça metas: definir metas é essencial para orientar as ações da ONG ao longo do ano. Dessa forma, a equipe terá uma direção clara, facilitando a tomada de decisões e a alocação eficiente de recursos para alcançar os objetivos propostos. Você pode estabelecer algumas metas, como envolver 30% mais membros da comunidade em atividades voluntárias ou conseguir três novas parcerias estratégicas com empresas locais. Para entender melhor como elaborar metas específicas para sua ONG, leia este artigo.
- Capacitação da equipe: investir na capacitação da equipe é uma prática que contribui significativamente para a eficiência das operações. Promover treinamentos que aprimorem as habilidades dos colaboradores não apenas eleva a qualidade do trabalho, mas também fortalece o espírito de equipe. Essa capacitação pode abranger desde habilidades técnicas específicas até desenvolvimento pessoal, resultando em uma equipe mais preparada e motivada. A sua ONG pode, por exemplo, implementar programas de desenvolvimento pessoal, como cursos de liderança, para fortalecer as habilidades interpessoais e de liderança dos membros da equipe, promovendo um ambiente colaborativo.
- Monitoramento contínuo: estabelecer um sistema de monitoramento contínuo permite que a equipe acompanhe de perto o progresso em relação às metas estabelecidas, identifique desvios e faça ajustes necessários. O monitoramento contínuo não apenas garante que a organização esteja no caminho certo, mas também proporciona insights valiosos para melhorias e tomada de decisões informadas. Para isso, sua ONG pode realizar pesquisas regulares e coletar feedback direto dos beneficiários para avaliar a eficácia das ações da ONG, identificar áreas de melhoria e garantir que as necessidades da comunidade sejam atendidas.
Como a Bússola Social apoia a gestão de projetos sociais
A plataforma da Bússola Social oferece funcionalidade para criar relatórios, monitorar a participação da comunidade, gerenciar atendimentos e acessar informações detalhadas sobre o perfil dos beneficiados. Se a sua ONG está buscando uma aliada estratégica na gestão de projetos sociais, fale conosco!
