Você sabe exatamente quanto já foi gasto no projeto que está em execução? Para muitas organizações do terceiro setor, essa pergunta não tem uma resposta imediata. Os registros estão espalhados em e-mails, planilhas improvisadas ou cadernos, e o orçamento elaborado no início do projeto rapidamente vira um documento esquecido, consultado apenas quando chega a hora da prestação de contas.
Esse cenário é mais comum do que parece. A pressão para captar recursos, executar atividades e atender as comunidades faz com que o controle financeiro fique em segundo plano. O resultado aparece no final: relatórios difíceis de montar, valores que não batem, e uma sensação de que o dinheiro foi além do previsto, sem que ninguém consiga explicar exatamente onde.
A boa notícia é que o controle financeiro para ONGs não precisa ser complexo. Ele não exige um sistema caro ou um contador dedicado. O que ele exige é consistência: registrar, organizar e acompanhar as informações ao longo da execução e não apenas no encerramento do projeto. É sobre isso que trata este artigo.
A maioria das organizações não tem problema com intenção o problema está na estrutura. Algumas situações que surgem com frequência no dia a dia do terceiro setor:
Esses problemas não são sinal de desorganização. São consequência de não ter um processo claro, e é exatamente isso que um orçamento bem estruturado resolve.
Quando o orçamento é tratado como uma ferramenta viva e não como um documento de aprovação inicial, ele passa a ser um aliado real na gestão. Com ele bem estruturado, é possível:
O processo não precisa começar do zero a cada projeto. Com uma estrutura básica, qualquer pessoa da equipe consegue manter o controle financeiro atualizado sem depender de expertise contábil.
Antes de qualquer execução, mapeie tudo que precisará ser pago. Inclua custos operacionais (aluguel, energia, internet), equipe (salários, MEIs contratados, estagiários), materiais (impressões, insumos, equipamentos), serviços (transporte, alimentação, comunicação) e custos administrativos do projeto.
Esse mapeamento inicial evita surpresas no meio do caminho e serve como base para negociar o orçamento com o financiador.
Agrupe as despesas por tipo (recursos humanos, materiais, serviços, etc.) e distribua os valores ao longo do tempo mensalmente, por atividade ou por fase do projeto. Essa organização facilita a visualização de quando cada gasto deve acontecer e evita a concentração inesperada de despesas.
Se o projeto tem atividades em etapas, considere criar um controle separado por fase. Isso torna o acompanhamento mais claro e a prestação de contas mais direta.
Esse é o passo que mais impacta a qualidade do controle financeiro para ONGs e o que mais é deixado para depois. Registrar no momento da despesa (ou logo após) evita esquecimentos, garante que os dados estejam corretos e elimina o retrabalho de reconstruir informações semanas depois.
Defina quem é responsável por registrar na equipe e padronize o formato: data, descrição, categoria, valor pago e número do comprovante. Com isso, qualquer pessoa consegue dar continuidade ao controle sem depender de uma única pessoa.
Uma vez por semana ou, no mínimo, uma vez por mês, compare o que foi planejado com o que foi efetivamente gasto. Esse acompanhamento do previsto vs. realizado é o coração do controle financeiro de projetos sociais.
Se uma categoria está estourando, é possível ajustar antes que o problema se torne irreversível. Se alguma despesa não aconteceu como planejado, o saldo fica visível e isso evita gastos surpresa no fim do projeto.
Muitas organizações elaboram um orçamento detalhado na fase de aprovação do projeto e não voltam a ele até a prestação de contas. Esse intervalo é exatamente onde os problemas se acumulam.
O orçamento não é um documento estático. Ele serve para orientar decisões ao longo de toda a execução. Quando você acompanha a diferença entre o que foi previsto e o que foi realizado, consegue responder perguntas importantes: ainda posso contratar esse serviço? Preciso negociar alguma rubrica? Estou dentro do prazo e do limite financeiro?
Esse nível de visibilidade transforma o controle financeiro em uma ferramenta de gestão não apenas de registro.
Colocar esses quatro passos em prática fica muito mais fácil com uma ferramenta que já está estruturada para isso. A planilha Orçamento sob controle foi desenvolvida para ajudar organizações do terceiro setor a:
Ela não substitui um sistema de gestão financeira, mas é o ponto de partida para qualquer organização que quer sair do caos e ter clareza real sobre seus recursos.
📥 Baixe gratuitamente a planilha Orçamento sob controle e comece a registrar as despesas da sua organização com mais clareza. Acesse!