O momento ideal para substituir planilhas por um sistema de gestão para ONG é quando sua organização executa 2 ou mais projetos simultâneos, enfrenta retrabalho constante na prestação de contas ou depende de uma única pessoa para controle financeiro e de projetos.
Muitas ONGs relatam gastar parte significativa do tempo em tarefas administrativas repetitivas, como reorganizar planilhas e consolidar relatórios manualmente.
Este artigo apresenta 5 situações que indicam se esse momento chegou para sua organização e mostra o que muda na rotina ao adotar um sistema especializado no terceiro setor.
Planilhas são acessíveis e permitem registrar informações sem custo inicial. Para ONGs em fase inicial, elas ajudam a controlar entradas e saídas, listar despesas de um projeto social e acompanhar atividades.
O problema surge quando a estrutura da ONG muda, mas a forma de controle permanece a mesma. A planilha passa a exigir ajustes constantes e aumenta o risco de inconsistências. Especialistas apontam que a elaboração incorreta de demonstrações financeiras é um dos maiores problemas enfrentados por ONGs, especialmente quando a gestão depende exclusivamente de planilhas manuais e equipes com dedicação parcial.
Alguns pontos aparecem com frequência quando a planilha já não atende às necessidades da organização.
Com mais de um projeto ativo, surgem diferenças entre:
Exemplo: Maria coordena uma ONG de educação com 3 projetos ativos, um financiado por edital público, outro por empresa privada e um terceiro por doações. Cada projeto exige relatórios em formatos diferentes. Controlar essas variações em abas separadas de planilha aumenta o risco de lançamentos incorretos em até 3x.
Um sistema de gestão para ONG resolve isso automaticamente, separando orçamentos e prestações de contas por projeto.
Na gestão financeira para ONG, é comum que despesas sejam lançadas de forma genérica quando o controle é feito em planilhas. Isso acontece quando:
Um software de gestão para terceiro setor permite registrar cada movimentação vinculada ao projeto correspondente, com rateios automáticos.
Quando a equipe precisa:
O controle deixa de apoiar a gestão de projetos sociais e passa a consumir tempo excessivo, em média, 15 horas mensais, segundo dados do setor.
Planilhas mostram registros individuais, mas não oferecem uma visão integrada da ONG. Questões como:
exigem consolidação manual, o que dificulta o acompanhamento contínuo e a tomada de decisões estratégicas.
Quando apenas uma pessoa entende a lógica das planilhas, a ONG fica vulnerável. Qualquer ausência (férias, saída da equipe) pode interromper o controle financeiro para ONG e administrativo.
Um sistema de gestão para ONG reduz essa dependência ao padronizar registros e permitir acesso conforme o perfil de cada membro da equipe (gestor, contador, coordenador de projeto).
A adoção de um sistema especializado altera a forma como as informações são organizadas e utilizadas no dia a dia da organização social.
Um sistema reúne:
Isso reduz a dispersão de arquivos e elimina versões diferentes de planilhas circulando por e-mail.
Cada projeto passa a ter:
Essa estrutura facilita tanto a execução quanto a prestação de contas para financiadores.
Planilhas dependem de digitação constante e fórmulas configuradas corretamente. Sistemas ERP automatizam cálculos e padronizam lançamentos, especialistas em gestão apontam que a automação de processos manuais reduz substancialmente a taxa de erros humanos, diminuindo tempo gasto com retrabalhos e correções.
Com dados organizados desde o início, relatórios deixam de ser montados do zero. As informações já estão registradas de acordo com cada projeto e fonte de recurso, basta exportar no formato solicitado pelo financiador.
Gestores conseguem acompanhar a situação financeira da ONG sem depender de consolidações manuais, o que melhora o planejamento estratégico e a tomada de decisões.
A substituição das planilhas por um sistema de gestão para ONG costuma fazer sentido quando a organização já enfrenta situações como:
Nesses casos, o sistema passa a atender uma necessidade real da gestão financeira e operacional.
Antes de contratar um sistema, vale analisar alguns pontos ligados à rotina do terceiro setor.
O software deve permitir acompanhar receitas e despesas por projeto, respeitando as regras específicas de cada financiamento (público, privado, doações).
A ferramenta precisa ser compatível com a rotina da ONG e com o perfil da equipe que fará os lançamentos, muitas organizações não têm contador em tempo integral.
Acesso rápido a relatórios, documentos e histórico de movimentações facilita o atendimento a financiadores, auditorias e transparência com doadores.
O sistema deve acompanhar mudanças na estrutura da ONG sem exigir trocas frequentes de plataforma ou migração complexa de dados.
Priorize fornecedores que entendem as particularidades de ONGs, como prestação de contas, editais e gestão de projetos sociais.
Falamos sobre como implementar um software de gestão na sua OSC em artigo especial: Clique aqui para ler.
Muitas organizações associam sistemas de gestão a ONGs grandes. Na prática, o fator decisivo é a complexidade da operação, não o porte.
Uma ONG pequena com vários projetos e fontes de recurso pode enfrentar mais dificuldades de controle do que uma organização maior com estrutura mais simples. O critério deve ser: "O controle atual consegue acompanhar nossa realidade?"
Manter informações organizadas ajuda a:
Um sistema de gestão para ONG contribui diretamente para esse acompanhamento contínuo.
Plataformas como a Bússola Social foram desenvolvidas especificamente para atender ONGs que estão nesse momento de transição, organizando projetos, finanças e informações em um único sistema, considerando a rotina e as necessidades do terceiro setor.
A Bússola Social oferece:
Os valores variam de acordo com o número de projetos e funcionalidades necessárias. Existem opções gratuitas (com limitações) e planos pagos a partir de R$ 200-500/mês. O investimento costuma se pagar com a redução de retrabalho, estudos mostram economia média de 15-20 horas mensais.
Depende da complexidade, não do tamanho. Se sua ONG tem 1 projeto, 1 fonte de recurso e presta contas raramente, planilhas podem funcionar. Se há 2+ projetos ou prestações de contas frequentes, um sistema traz mais segurança.
Não. Sistemas modernos como a Bússola Social oferecem importação de planilhas e suporte na migração. O processo geralmente leva 1-2 semanas, dependendo do volume de dados históricos.
Não. Sistemas voltados para ONGs são desenvolvidos para equipes sem formação em TI ou contabilidade. A Bússola, por exemplo, tem interface intuitiva e treinamento incluído.
Escolha uma ferramenta simples, ofereça treinamento inicial e defina responsáveis por área (financeiro, projetos). A adesão cresce quando a equipe percebe redução de retrabalho.
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