A Importância da Gestão de Fornecedores para as OSCs

Este post destaca a importância estratégica da gestão de fornecedores para as Organizações da Sociedade Civil (OSCs), indo além das exigências formais de prestação de contas. Ele argumenta que uma boa gestão de fornecedores é fundamental para a organização, proteção da entidade e fortalecimento da credibilidade, mesmo em parcerias informais. O artigo detalha os benefícios de uma gestão estruturada, como maior transparência, redução de riscos, facilidade de acesso à informação, melhor gestão financeira e eficiência na execução de projetos. Por fim, oferece passos simples para iniciar essa gestão e projeta o futuro da profissionalização financeira no Terceiro Setor.

A Importância da Gestão de Fornecedores para as OSCs

Em um cenário de constante busca por eficiência, transparência e sustentabilidade, a gestão de fornecedores tem se tornado uma prática cada vez mais essencial para as organizações da sociedade civil (OSCs). Apesar de, muitas vezes, estar associada apenas a exigências formais de prestação de contas, essa gestão deve ser encarada como um componente estratégico da boa governança, independentemente da origem dos recursos.

Não é só sobre exigência, é sobre organização

É comum que OSCs só se preocupem em organizar contratos, comprovantes e dados de fornecedores quando estão diante de uma parceria formal — com o poder público, empresas ou editais com regras rígidas. No entanto, uma boa gestão de fornecedores é útil mesmo em receitas mais informais, como doações diretas, eventos beneficentes ou apoios pontuais.

Controlar quem presta serviços, como foi feita a contratação e onde estão os comprovantes é uma prática que protege a organização, fortalece sua credibilidade e facilita decisões futuras.

Benefícios de uma gestão estruturada de fornecedores

Transparência e rastreabilidade

Ter registros claros de quem forneceu, quando, por quanto e com qual forma de pagamento é essencial tanto para prestar contas a parceiros quanto para manter a organização segura e bem documentada.

Redução de riscos

Com um controle centralizado, é possível evitar fraudes, erros de pagamento, conflitos de interesse ou contratações repetidas com baixa qualidade.

Facilidade de acesso à informação

Com uma base organizada, torna-se mais fácil consultar contatos, documentos, histórico de pagamentos e decisões.

Melhor gestão financeira

Controlar vencimentos, condições comerciais e formas de pagamento ajuda a planejar o fluxo de caixa da organização.

Eficiência na execução de projetos

Ter fornecedores confiáveis à disposição faz toda a diferença para cumprir prazos e manter a qualidade das entregas.

Comece com passos simples

Mesmo sem um sistema sofisticado, é possível aplicar boas práticas desde já:

• Crie um cadastro básico com nome, CNPJ ou CPF, tipo de serviço, contato e dados bancários
  

• Guarde comprovantes de pagamento, notas fiscais e contratos (quando houver)
  

• Evite depender de aplicativos de mensagem para armazenar documentos
  

• Registre quem aprovou cada contratação, principalmente as de maior valor
  

• Compartilhe a base de fornecedores entre projetos para evitar retrabalho
  
  

Caminhos para o futuro

A profissionalização da gestão financeira no Terceiro Setor passa por reconhecer que cada processo contribui para a sustentabilidade institucional. A gestão de fornecedores é uma dessas peças fundamentais.

Cada vez mais OSCs têm buscado formas de organizar e digitalizar suas operações, incluindo a área de compras e contratações. A tendência é que esse cuidado se torne parte da cultura das organizações, contribuindo para sua eficiência, transparência e impacto social.

Na Bússola Social, acompanhamos de perto esses movimentos e seguimos atentos às dores e necessidades das OSCs. Fortalecer a base da gestão é fortalecer o impacto social.

Conheça a Bússola Social: gestão simplificada para OSCs

A Bússola Social é uma plataforma desenvolvida para apoiar Organizações da Sociedade Civil na gestão das suas atividades e processos. O sistema integra diferentes funções que facilitam o controle de atendimentos, o acompanhamento das ações e a prestação de contas.

Funcionalidades principais da Bússola Social:

• Relatórios de oficinas, com registro da frequência e carga horária das atividades realizadas em grupos, aulas, workshops e eventos.
• Monitoramento da participação individual dos atendidos, oferecendo uma visão detalhada para o planejamento da equipe.
• Controle dos atendimentos realizados, possibilitando análise por tipo de atendimento ou profissional responsável.
• Histórico completo dos atendidos, incluindo registros de atendimentos, ações realizadas e anotações relevantes.
• Consulta ao perfil socioeconômico dos atendidos, com informações como faixa etária, gênero, cor da pele, escolaridade e renda familiar.

Perguntas frequentes sobre gestão e prestação de contas em OSCs

1. Por que a prestação de contas é importante para minha OSC?
   A prestação de contas garante transparência, fortalece a confiança de financiadores e parceiros, e ajuda a organizar melhor os recursos e atividades da organização.
2. Como posso organizar os dados para facilitar a prestação de contas?
   Usar um sistema digital pode ajudar muito. A Bússola Social, por exemplo, oferece uma plataforma que centraliza informações, automatiza relatórios e facilita a gestão diária da OSC.
3. Quais são os principais desafios na gestão de OSCs que afetam a prestação de contas?
   Dificuldade em organizar dados, insegurança ao apresentar resultados e comunicação pouco clara são os desafios mais comuns que prejudicam a prestação de contas.
4. O que devo incluir em um relatório de impacto social?
   Um bom relatório deve mostrar o que foi alcançado, como os resultados foram verificados, quem foi beneficiado, em qual contexto e como isso contribui para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS).
5. Como posso capacitar minha equipe para melhorar a gestão e a prestação de contas?
   Invista em treinamentos para que todos entendam a importância dos dados, saibam como coletá-los corretamente e aprendam a comunicar resultados de forma clara e objetiva.